Welke mogelijkheden bieden de mobiele BI apps van SAP?

Govert Harlaar | Als hij niet in je broekzak zit, heb je hem in je hand, of anders ligt hij naast je, bij het lezen van de krant. Kortom, je mobiel is nooit ver weg. Bij het management en directie is er tegenwoordig de behoefte om de laatste rapportages en dashboards vanaf de telefoon of tablet te kunnen openen. Zodoende kun je overal en op elk moment geïnformeerde beslissingen nemen. Ook bij analisten, controllers, en marketeers is het gebruik van mobiele applicaties een welkome verrijking. Mobiele applicaties kunnen ervoor zorgen dat verschillende werknemers beter van elkaars werk op de hoogte zijn, zodoende vergroot het gebruik de samenwerking binnen een organisatie.

Maar welke tool is dan het meest geschikt voor welke gebruikersgroep? SAP biedt een aantal mobiele BI applicaties aan. Afhankelijk van de gebruikte rapportage tools binnen de organisatie zijn er verschillende mogelijkheden. In deze blog vergelijk ik de mobiele BI/Analytics apps van SAP, namelijk:
• SAP Roambi Analytics App
• SAP Analytics Cloud Mobile App
• SAP BusinessObjects Mobile App

Wat zijn de verschillen en mogelijkheden van deze apps?

Om de overeenkomsten, verschillen, mogelijkheden en onmogelijkheden van deze applicaties te vergelijken, heb ik ze alle drie geïnstalleerd en getest op mijn iPhone SE. Daarbij heb ik voornamelijk gelet op functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid van de apps. Om te beginnen is het opvallend dat de SAP Analytics Cloud Mobile App niet beschikbaar is in een Android versie, de Roambi Analytics App en de BusinessObjects Mobile App zijn dat wel. Ook is het nog belangrijk om te vermelden dat deze applicaties beter tot hun recht komen op een tablet. Een telefoonscherm is eigenlijk net te klein om echt fijn een dashboard of rapportage te analyseren.

Alle drie de apps zijn gratis beschikbaar in de appstore. Wel heb je een BI tool nodig om de rapportages te maken. De applicaties zijn constant in ontwikkeling en worden om de zoveel maanden geüpdatet met meer mogelijkheden.

Welke app het best bij een organisatie past, hangt voornamelijk af van de rapportage-/dashboard tool die bij de organisatie in gebruik is. De SAP Analytics Cloud Mobile App heeft alleen toegang tot rapportages gemaakt in SAP Analytics Cloud. Eveneens zijn dat bij de Roambi Analytics App alleen rapportages gemaakt in Roambi. Wel is het mogelijk rapportages vanuit Webi te exporteren als Excel file, om die vervolgens te importeren in Roambi. In dat geval is het echter logischer om gebruik te maken van de BusinessObjects Mobile App, waarop je meerdere soorten BO rapportages kunt openen.

Analytics Cloud en Roambi zijn beide cloud oplossingen van SAP. Waar Analytics Cloud een wat uitgebreidere tool is voor Enterprise BI, is Roambi een eenvoudigere en toegankelijkere self-service rapportage tool. Roambi ziet er relatief iets strakker uit en heeft een zeer vriendelijke gebruikerservaring. Een Analytics Cloud business account kost 22$ per gebruiker per maand (tot 20 gebruikers). Voor een Roambi account betaal je ongeveer hetzelfde, namelijk 21$ per gebruiker per maand (ongelimiteerd aantal gebruikers). De webapplicaties zelf zijn gratis, maar zonder account kun je hier niet zo veel mee. Ook voor de BO mobile app hoef je niets te betalen, deze is alleen functioneel in samenwerking met applicaties uit de SAP BO BI suite.

Roambi App

In Roambi is het mogelijk om CSV, Excel of HTML data te uploaden. Daarnaast is het mogelijk om, met de SAP Roambi Cloud JDBC Connector, SQL query’s uit te voeren op ondersteunende databases. Als de query is uitgevoerd wordt een xlsx file gecreëerd, die vervolgens in Roambi geladen kan worden. Door gebruik te maken van deze connector, samen met RoambiScript, kun je een geautomatiseerde data refresh laten plaatsvinden. Hier staat in meer detail beschreven hoe dit proces in zijn werk gaat. Databases die ondersteund worden zijn onder andere SAP HANA, Microsoft SQL Server, MySQL, Teradata, Oracle, HIVE, Amazon Redshift. SAP BW hoort hier helaas niet bij.

Vervolgens kan in de webapplicatie van Roambi Analytics een dashboard gemaakt worden met gebruik van geüploade data. Voor het maken van deze dashboards zijn verschillende templates beschikbaar. Onderstaand zie je een aantal mogelijke template:

mobiele BI apps van SAP-byMagnus-1

Er zijn veel mogelijkheden voor visualisaties, ze zijn duidelijk en het navigeren door de interactieve levels binnen een rapportage gaat soepel. Het is ook mogelijk om dashboards met grote tabellen te maken, waar je doorheen kunt scrollen. En je kunt in de mobiele applicatie filters en sorteringen naar wens toepassen. Drill-down tabellen behoren daarentegen niet tot de mogelijkheden.

De navigatie door de dashboards gaat zoals gezegd zeer soepel, dat komt onder andere doordat je de dashboards download op je telefoon voordat je ze kan openen. Hierdoor heb je geen verbinding nodig en kun je de dashboards ook offline bekijken.

Naast Roambi Analytics is er Roambi Flow (alleen beschikbaar op iPad). Hierin kunnen PDF rapportages mobiel gedeeld worden. Daarnaast kan een zogenaamd Flow Magazine gecreëerd worden, met daarin foto’s, tekst, visualisaties uit Roambi Analytics en zelfs YouTube en Vimeo media.

Analytics Cloud App

In tegenstelling tot Roambi is de Analytics Cloud App alleen beschikbaar voor apparaten die op iOS draaien. Wel kan SAP Analytics Cloud on-premise en cloud data connecties maken met verschillende applicaties en databases, waaronder SAP BW, HANA, SQL, OData en Salesforce. En het is mogelijk om data te uploaden vanuit CSV of Excel files. Bij het importeren van de data of een connectie, wordt er een datamodel gemaakt. Vervolgens kunnen er in de Analytics Cloud webapplicatie uitgebreide rapportages (stories) gemaakt worden met deze datamodellen. Hierin zijn vele mogelijkheden, waaronder ook het combineren van data modellen, voorspellende toepassingen en visualisaties door middel van R code.

Als de stories worden gemaakt in de zogenaamde ‘responsive’ mode, zijn ze direct beschikbaar in de mobiele applicatie. In de webapplicatie kun je daarnaast ook een preview bekijken, voor telefoon of tablet, om te zien of alles goed overkomt. Hieronder een aantal screenshots om een indruk te krijgen van een rapportage in de mobiele applicatie.

mobiele BI apps van SAP-byMagnus-2

De visualisaties zijn interactief, door te drukken is het mogelijk om visualisaties apart in meer detail te analyseren. Daarnaast kunnen vooraf ingestelde filters worden toegepast per pagina of visualisatie. De meest rechter screenshot laat de mogelijkheid zien om tabellen te visualiseren, met ook de drill-down functie zichtbaar.

De dashboards zijn alleen online beschikbaar, je hebt daarom altijd de meest up-to-date versie. Een nadeel is dat het openen van alle visualisaties soms wat lang duurt. In vergelijking met Roambi loopt de app daarom iets minder soepel. Toch is de app goed bruikbaar en zijn de visualisaties goed aangepast aan het schermformaat van een mobiel of een tablet. Wel jammer is dat niet alle visualisaties doorkomen in de mobiele app. Daaronder vallen geografische kaarten, de voorspellende analyse en R visualisaties. Een leuke toevoeging in de Analytics Cloud App is de chatfunctie, al denk ik persoonlijk dat mensen eerder WhatsApp zullen gebruiken.

BusinessObjects App

Tot slot zal ik de BusinessObjects App vergelijken met bovenstaande mobiele applicaties. Waar Roambi en Analytics Cloud op zichzelf staande BI tools zijn, faciliteert de BusinessObjects Mobile App de mogelijkheid om, vanuit onderstaande SAP BO tools, inhoud aan te leveren op je mobiel of tablet.

BI Content type iPad iPhone Android tablet Android phone
Web Intelligence Y Y Y Y
Crystal reports Y Y N N
Dashboards (design studio documents) Y N Y N
Analysis applications Y Y Y Y
Explorer information spaces/exploration views Y Y N N
Lumira artifacts Y N N N
Hyperlinks Y Y Y Y

Tabel 1, Overzicht van de SAP BO tools die content leveren aan de BusinessObjects App (Bron)

De focus van de BusinessObjects App ligt voornamelijk op de iPad. De app wordt continu doorontwikkeld, en dus komen steeds meer functionaliteiten ook beschikbaar op de iPhone en Android apparaten.

Om een rapportage of dashboard te openen op je mobiele apparaat is er eerst een connectie nodig naar de BusinessObjects BI Server. Daarna kun je de gewenste rapportage openen. Dan is het mogelijk om in de BusinessObjects App aantekeningen te maken en die te delen met anderen. Daarbij kan ook gebruik gemaakt worden van notificaties. In de designers en users guide, die je hier kunt vinden, staat gedetailleerd beschreven welke connecties er zijn en wat de specifieke mogelijkheden zijn van elk type content. Ik zal ze hier kort behandelen per tool.

Voor Web Intelligence rapportages zijn filteren, drill-downs, grafieken, en vele visualisaties mogelijk, ook voor data gebaseerd op formules. De rapportages kunnen zowel online als offline geopend worden. Hieronder zijn een aantal mobiele Webi rapportages weergegeven. Links is de mogelijkheid voor een drill-down tabel te zien, de figuren zijn interactief en filters zijn zeer gemakkelijk in te stellen door middel van slicers. De data waarop Web Intelligence rapportages gebaseerd zijn, komt van Universes, CSV, Excel, BEX queries, Web services, Advanced analysis workspaces en data uit HANA.

mobiele BI apps van SAP-byMagnus-3

Het meest rechter screenshot is een Crystal Report in PDF modus, wat de standaard is voor iPhone. De interactieve modus is ook mogelijk, dit is de standaard voor iPad. In Design Studio kun je Analysis Applications maken, welke zijn gebaseerd op data uit SAP BW en HANA. Ook kunnen op basis van Universes of Excel files, onder andere Explorer Information Spaces worden gemaakt. Daarnaast zijn er BO Dashboards, die ook worden gebaseerd op Universes. Op je iPad heb je hiervan een query gebaseerde data connectiviteit, met visualisatie mogelijkheden in de vorm van geografische-, radar-, bubbel-, waterval visualisaties, menu’s en checkboxen.

Tot slot is het mogelijk om Lumira Stories te openen op je mobiele apparaat. Lumira Discovery gebaseerde applicaties zijn alleen op de iPad beschikbaar, waar Designer gebaseerde applicaties daarnaast ook op de iPhone beschikbaar zijn. Data in Lumira is onder andere afkomstig van Excel, CSV, text files, Universes, SQL query en BW/HANA online of offline. De offline support is gelimiteerd tot Discovery gebaseerde documenten. Hierin zijn veel visualisaties vanuit Lumira mogelijk, met onder andere bubbel-, oppervlakte-, kolom-, staaf- en geografische visualisaties. Connecties naar Hadoop zoals in SAP Lumira 2.0, zijn helaas nog niet beschikbaar in de BusinessObjects Mobile App.

Conclusie

In vergelijking met de Roambi en Analytics Cloud applicatie ziet de BusinessObjects App er iets minder strak uit, het navigeert ook wat minder soepel. Wellicht dat dit op een tablet beter gaat. Het grote voordeel van de BusinesObjects App is dat je de rapportages van verschillende SAP BO applicaties allemaal in één app kan openen.

Waarschijnlijk zal de BusinessObjects App nooit helemaal die mobiele ervaring krijgen zoals in Roambi, aangezien het een breed scala van relatief oudere rapportage tools ondersteund. In tegenstelling tot Roambi dat speciaal ontworpen is voor het gebruik van mobiele rapportages en dashboards. In vergelijking met Analytics Cloud hebben de BO tools vooralsnog meer mogelijkheden, het is daarom belangrijk dat ook de BO tools mobiel ondersteund worden, en dat doet de BusinessObjects Mobile App dan ook prima.

Roambi app Analytics cloud app BusinessObjects app
Besturingssysteem iOS & Android iOS iOS & Android
Databronnen VEEL
(CSV, Excel, HTML, HANA, SQL, HIVE, Redshift,…)
VEEL
(Excel, CSV, BW, HANA, SQL, OData, Salesforce,…)
VEEL
(Excel, CSV, BEx, Universes, SQL, BW, HANA,…)
Raportagebronnen Roambi analytics & Roambi flow Analytics cloud SAP BO (table 1)
Offline/online werken Offline Online Offline/online
Interactief Goed Goed Voldoende
Gebruikersvriendelijk Zeer goed Goed Voldoende
Doelgroep Iedereen Analytics cloud gebruikers BO gebruikers

Tabel 2, Overzicht van de belangrijkste criteria per mobiele applicatie

Tot slot laat de bovenstaande tabel een overzicht zien van de belangrijkste criteria die ik behandeld heb. Elke tool heeft zo zijn voor en zijn nadelen, het grootste verschil zit hem in de doelgroep waar de tool voor bedoeld is. Waar mobiele rapportages met data uit meerdere bronnen gewenst zijn, is de Roambi app erg handig, een nieuw strak mobiel rapport is zo gemaakt.

De BO en Analytics Cloud mobiele applicaties zijn echt bedoeld voor een specifieke groep, die al gebruik maken van respectievelijk de BO of Analytics Cloud rapportage tool(s). Ik kan me voorstellen dat bijvoorbeeld de directie van een bedrijf, zeer efficiënt een real-time update over de financiële cijfers vanuit BW kunnen krijgen, door gebruik te maken van een van deze mobiele applicaties.

Maak je geen gebruik van BO of Analytics Cloud rapportage tools, dan is de Roambi app dus de beste keuze. Wil je real-time inzicht en gebruik maken van meer databronnen dan is de beste mobile app optie afhankelijk van de rapportagetool die je al in gebruik hebt.

Govert Harlaar is Young professional Analytics bij Magnus. Binnen het Magnus Analytics team houden we ons bezig met het realiseren en implementeren van SAP Analytics oplossingen. Daarbij leggen we de focus op SAP Business Planning & Consolidation, Mobile BI, Design Studio, Predictive Analyses, HANA en Datawarehousing architecturen.