Sanoma Media

Sanoma is het mediabedrijf met het meest toonaangevende portfolio in Nederland en is in 2013 uitgeroepen tot de beste exploitant voor geïntegreerde, multi-media communicatie-mogelijkheden.

Met haar sterke merken heeft Sanoma een stevige marktpositie in alle onderdelen van de mediabranche: publiekstijdschriften, televisiezenders, events, customer media, e-commerce, sites en apps. Het portfolio bestaat uit uiteenlopende A-merken, waaronder AutoWeek, Donald Duck, Flow, Kieskeurig, Libelle, LINDA., Margriet, Net 5, NU.nl, SBS6, SchoolBANK, Startpagina, Tina, Viva, vtwonen en Veronica.

Excellence in Supporting Functions (ESF) Project

“Wat al een aantal keer niet gelukt was, is het team van Magnus on time en budget gelukt, een uitzonderlijke prestatie” Steven Flipse – CFO

Een van de strategieën van Sanoma was om de kosten van de ondersteunende afdelingen te reduceren. Als onderdeel van dit programma, heeft Sanoma enkele projecten opgestart die betrekking hadden op deze afdelingen. Een van de belangrijkste projecten hiervan betrof een harmonisatie- en standaardisatie project van de Financiële processen, systemen en rapportages tussen de divisies in Finland en Nederland. Door te harmoniseren en te standaardiseren verkrijgt Sanoma meer inzicht in haar resultaten en wordt de vergelijkbaarheid tussen bedrijven vergroot. Hierdoor kan de organisatie als geheel effectiever worden aangestuurd.

Magazine Production Portal

Sanoma had zich ten doel gesteld de productieplanning en het configuratieproces van tijdschriften verder te automatiseren ten behoeve van kostenreductie, verbetering en het inzichtelijker krijgen van het productieproces.

Meer inzicht en flexibiliteit in het planningsproces

“Toen we alles nog deden met spreadsheets, konden onze individuele Magazine Operations afdelingen niet eerder dan aan het eind van de planningscyclus zien hoe hun winst- en verliesrekening eruit zag. Vandaag de dag kunnen zij op elk moment een volledig, accuraat financieel overzicht opvragen, gebaseerd op real-time planningsgegevens.” Thijs van Winsen, Manager SAP Customer Competence Center, Sanoma Uitgevers

Sanoma maakte voor haar budget- en financiële planningsproces uitsluitend gebruik van handmatig ingevulde spreadsheets. Dit hield in dat zo’n 150 spreadsheet templates handmatig werden voorbereid, gedistribueerd, ingevuld en wederom gevalideerd. Vaak moest dit proces wel 3 tot 4 keer worden herhaald om alle cijfers accuraat te krijgen, waarna nog goedkeuring van het management benodigd was. Gedurende het hele planningsproces werd niets vastgelegd in SAP of een ander ondersteundend IT systeem.

Vandaar de sterke behoefte aan ondersteuning van het complete planningsproces middels één robuste IT oplossing die volledig integreert met de bestaande SAP omgeving, waardoor men op elk moment van de dag direct inzicht heeft in de actuele planning (real-time) en meteen naar de forecast kan kijken.

Professionaliseert BI-gebruik

“Magnus heeft ons geholpen bij het realiseren van een rapportagestructuur die alle stappen van het verkoopproces ondersteunt. Zo kan iedere accountmanager goed voorbereid klanten en prospects bezoeken. Managers krijgen via sales dashboards snel inzicht in de verkoopprestaties. Met deze sterke basis kan Sanoma Uitgevers de lat voor Business Intelligence steeds een stukje hoger leggen.”

Een belangrijke doelstelling van Sanoma Uitgevers is het bieden van platforms aan adverteerders om hun doelgroep effectief te bereiken. Daartoe beschikt het bedrijf over een schat aan informatie over de advertentiemarkt. Informatie die – ondanks de inspanningen en inzet van het BI Competence Center dat de verkoopmedewerkers van rapporten en prijsinformatie voorziet – niet altijd optimaal werd benut.

Het BI Competence Center zocht dan ook naar manieren om meer proactief te opereren, de servicegerichte instelling van de medewerkers te vertalen in snelle en kwalitatieve rapportages, het data warehouse optimaal te benutten en de BI-vaardigheden van de medewerkers verder te ontwikkelen.

Professionaliseert productieketen met Service Level Agreements

“Dankzij de bijdrage van Magnus aan het ontwikkelen van de service level agreemenents hebben wij een grote stap gezet in de professionalisering van de productieketen.” Joop van Beek, Directeur Production Management, Sanoma Uitgevers

In haar sterk concurrerende markt wil Sanoma schaalvoordelen optimaal benutten en efficiënt opereren. Daartoe hielp Magnus om de processen in de productieketen – fotografie, vormgeven, drukken en afwerken, en gereedmaken voor distributiekanaal – te integreren en professionaliseren.

Vier Service Level Agreements moesten zorgen voor duidelijke afspraken met de strategische partners over de verwachtingen en prestaties in de samenwerking.

Vernieuwt advertentiemanagementprocessen

“Magnus heeft ons geholpen de verbanden tussen de bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken. Door de nieuwe opzet van de afdeling Media Order is onze organisatie slagvaardiger en klantgerichter geworden.” Yolanda Formanoy, Director sales en Advertentie Services, Sanoma Uitgevers

Veranderen van een titel- naar een klantgerichte (lees: media-bureau/adverteerder) organisatie. Dat was de doelstelling van het Allegro-project dat werd gestart bij de Media Order afdeling van Sanoma.

Het media-orderproces was oorspronkelijk specialistisch opgebouwd met aparte functies voor bijvoorbeeld contractbeheer, orderinvoer, het manen van nog niet ontvangen materiaal en het indelen van advertenties. Dit betekende veel aandacht voor de klant en kwaliteit, maar ook veel extra handelingen en communicatie.

Aangezien de producten niet te complex zijn en de relatie met de klant belangrijk is, is besloten om de processen klantgericht in te gaan richten.

Verbetert artikelverkoopproces

“Magnus heeft een waardevolle bijdrage geleverd aan de realisatie van onze strategie door ons te helpen met de integratie en stroomlijning van het artikelverkoopproces inclusief de afhandeling van klantcontacten en retouren.” Ruud Bijl, Hoofd Klantcontactmanagement, Sanoma Uitgevers

In de marktbenadering van Sanoma zijn magazines portals: inspirerende informatieplatforms die hun lezers op allerlei manieren boeien en binden en adverteerders helpen om efficiënt en effectief hun doelgroep te bereiken. Ook artikelverkoop speelt hierin in toenemende mate een rol.

In lijn met de strategie van Sanoma, waarin klantgerichtheid centraal staat, was voor het artikelverkoopproces behoefte aan een structurele verbetering.

De doelstellingen van het project waren dan ook stroomlijning en efficiëntieverbetering van het artikelverkoopproces, en terugverdienen van de investering in het SAP systeem door beter benutten van de efficiëntievoordelen die het biedt.

Performance dashboards: van kristallen bol naar transparantie

“Het werken met dashboards stimuleert onze mensen om meer naar de buitenwereld te kijken en toekomstgericht te denken.” Leo van Dam, Hoofd Planning & Control

De kern van performance management is het vaststellen van meetbare en toetsbare doelen, het vertalen daarvan naar kritische prestatieindicatoren (KPI’s) en het controleren of deze gehaald worden. Het ‘performance dashboard’ is een belangrijk instrument om organisaties te sturen op basis van deze indicatoren.

Gezien de dynamische marktomgeving waarin Sanoma opereert, wil het management kunnen sturen op harde feiten en veranderingen snel en goed kunnen doorvoeren. Het financiële geweten van Sanoma, de afdeling Financiën en Economie, speelde hierbij een belangrijke rol.

De doelstellingen voor invoering van performance dashboards waren evenwichtig en transparant inzicht in de bedrijfsvoering en periodieke ijking – en eventueel aanpassing – van de organisatiestrategie