SAP Single European Payment Area (SEPA)

Single European Payment Area (SEPA) zou op 1 februari 2014 verplicht worden voor Euro betalingen en incasso’s. Dit is uitgesteld naar 1 augustus 2014. Op 13 maart 2012 is de SEPA-regulation overgegaan in wetgeving. Dit betekent dat uw SAP pakket uiterlijk deze zomer klaar moet zijn voor het uitvoeren van SEPA betalingen en incasso’s en voor het aanmaken en opslaan van mandaten. In september 2009 is Magnus in samenwerking met de ING bank begonnen met de voorlichting over SEPA aan haar klanten. Dit jaar hebben we SEPA weer opgepakt en een scan ontwikkeld waarmee we in de meeste gevallen binnen een dag kunnen aangeven wat de aandachtspunten zijn voor uw onderneming en waar aanpassingen nodig zijn. De scan geeft niet alleen weer welke wijzigingen in SAP gedaan moeten worden, maar ook welke bedrijfsprocessen geraakt worden door SEPA en hoe daarmee omgegaan moet worden. De ‘SEPA scan in 1 dag’ hebben we reeds bij een aantal van onze klanten naar tevredenheid uitgevoerd.

Waarom SEPA?

Het doel van SEPA is het creëren van één gemeenschappelijke betaalmarkt, waarin zowel de consument als de zakelijke markt buitenland betalingen kan initiëren of ontvangen met dezelfde snelheid, betrouwbaarheid en efficiëntie als lokale betalingen. Hiervoor zal 1 standaard betaalopdracht zijn voor Euro overschrijvingen en 1 standaard voor direct debits (incasso’s). Verder zijn de regels voor het aanmaken en opslaan van mandaten verscherpt. Binnen SEPA is dit de verantwoordelijkheid van de leverancier, deze moet de mandaten gedurende de looptijd + de wettelijke bewaartermijn per land (in Nederland is dat 7 jaar) bewaren. De opmaak van de mandaten is ook aan regels onderhevig. Zo moet de ‘oude’ opmaak aangevuld worden met onder andere IBAN en BIC, Crediteur Identificatie Nummer, Mandaat referentienummer, en datum ondertekening. Een laatste belangrijke wijziging is dat de crediteur haar klant moet informeren over de incasso die gepland staat. In de praktijk is dat voor veel bedrijven een uitdaging om hiervoor een goede oplossing te vinden.

Wat moet u doen in uw SAP systeem voor SEPA?

De formaten voor het betalen en incasseren van bedragen binnen Europa wijzigen, daarom zijn er aanpassingen in het betalingsverkeer in SAP nodig. Daarnaast is de regelgeving over het beheren van mandaten met SEPA aangescherpt. Wanneer er dus gebruik gemaakt wordt van incasso’s moet een systeem ingericht worden waar de mandaten opgeslagen en geregistreerd kunnen worden. Mandaat Management in FI-AR van SAP kan hiervoor ingericht worden.

De onderwerpen die in SAP SEPA-proof gemaakt moeten worden, zijn:

  • Master data updaten; IBAN update in leveranciers- en klantenbestand, personeelsdata
  • SEPA betaalbestanden; SCT en SDD inrichten voor betalingen en incasso’s
  • SEPA betaalafschriften; MT940 inrichten zodat alle SEPA informatie meegenomen wordt en er goed afgeletterd kan worden
  • Optioneel Mandate management inrichten; Voor het opslaan en registreren van mandaten en het versturen van prenotificaties

In de praktijk zien we dat naast de aanpassingen in SAP een groot aantal bedrijfsprocessen rond incasso’s veranderen. Zo is het bewaren van mandaten verplicht voor de crediteur en moet een prenotificatie naar de klant gestuurd worden voordat overgegaan mag worden tot incasso. Verder worden de tijdslijnen van een incasso verruimd, zodat de bank tijd heeft om de mandaten te controleren. Dit heeft ook impact op de kasstroomrapportages, omdat de betaling veelal direct wordt afgeboekt van de debiteur, maar het geld verschijnt vervolgens pas een paar dagen later op het bankafschrift. Dit zijn een paar voorbeelden van uitdagingen die we tijdens de SEPA scan tegen zijn gekomen.

Magnus heeft de expertise in huis om de overgang naar SEPA goed te laten verlopen. Tijdens een SEPA implementatie wordt gekeken naar alle betaalprocessen. Aan de hand van de SEPA scan weten we snel welke aanpassingen nodig zijn om te voldoen aan de SEPA eisen. Voor meer informatie over SEPA kunt u contact opnemen met Greetje Gompelman-Kooima via +31 88 696 60 00.

 Links