Tips & Tricks: SAP Management of Change – Feature Pack 1

De vervanging van een essentiële pomp of het inregelen van een innovatief stuk software, allebei zijn het voorbeelden van veranderingen waarbij er veel op het spel kan staan. Het is van essentieel belang dat belangrijke beslissingen door de juiste functionarissen worden genomen én dat ontwerpkeuzes niet ongedocumenteerd worden uitgevoerd. SAP Management of Change is dé oplossing die een gecontroleerde uitvoering van deze veranderingen waarborgt en SAP zorgt er met de uitlevering van Feature Pack 1 (FP1) voor dat SAP MoC hier nog beter in kan ondersteunen. In dit artikel worden de nieuwe functies uit het Feature Pack nader toegelicht.

Voor een korte inleiding in SAP Management of Change zie het artikel in het VNSG magazine van september 2014.

Parent-child wijzigingsverzoeken

Bij grote, complexe veranderingen is een enkel wijzigingsverzoek mogelijk niet afdoende om de volledige scope te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij een zelfde soort pomp in meerdere fabrieken moet worden vervangen. Het zou in deze situatie mogelijk niet volstaan om voor elke locatie simpelweg één actie aan te maken – elke pomp heeft een eigen stuk planning, veiligheidsmaatregelen en fysieke uitvoering nodig. Toch is het ook niet zo dat elke pomp als los wijzigingsverzoek kan worden gezien – er is een gedeelde kern aan taken, bijvoorbeeld de keuze voor het vervangende apparaat die maar één keer wordt gemaakt.

Parent-Change-Request-PCR

Vanaf FP1 biedt de Parent-child functionaliteit in de wijzigingsverzoeken de optie om verzoeken hiërarchisch onder elkaar te organiseren in een structuur, waardoor complexe MoC trajecten beter zijn te controleren. Parent en child verzoeken zijn andere types en zijn dus ook los te configureren. Zo kunnen bijvoorbeeld autorisaties per niveau anders worden ingevuld.

Verbeterde vragenlijsten

SAP MoC dankt een deel van zijn kracht aan de mogelijkheid om standaard vragenlijsten te configureren bij belangrijke stappen in een wijzigingsverzoek. Het doel van deze vragenlijsten is om de beslissers van alle informatie te voorzien die ze nodig hebben om tot een gedegen beslissing te komen. Het is dan ook wenselijk dat deze vragen volledig worden beantwoord. In sommige gevallen is nadere toelichting ook zeer belangrijk.

In FP1 komt er de mogelijkheid bij om op het niveau van wijzigingsverzoek type een antwoord op specifieke vragen verplicht te stellen voordat de status van een verzoek kan veranderen. Daarbij kan in geval van een afwijkend of onverwacht antwoord ook een toelichting verplicht worden gesteld, zodat in één keer alle informatie voor beslissers beschikbaar is.

Workflow en status opties

MoC trajecten worden per organisatie verschillend ingericht, omdat de informatie- en controlebehoefte per organisatie anders is. Klassiek MoC heeft beperkte opties voor statusopvolging en het automatiseren van de workflow waardoor SAP MoC de gebruikers niet optimaal ondersteund voor wat betreft een efficiënte afhandeling van een wijzigingsverzoek.

Vanaf FP1 is het mogelijk om de bestaande statussen van wijzigingsverzoeken uit te breiden met gebruiker statussen, waardoor MoC beter kan aansluiten op de gewenste workflow. Als een activiteit van status wijzigt, kan het SAP MoC zo worden ingesteld dat de status van het wijzigingsverzoek automatisch verandert, of dat de verantwoordelijke gebruiker daar een melding van krijgt. Hierdoor wordt de juiste functionaris op het juiste moment op actie gezet.

Massawijziging voor toewijzingen

Binnen SAP MoC worden de verantwoordelijkheden vastgelegd door aan een wijzigingsverzoek en/of een activiteit één of meerdere personen te koppelen. Indien de persoon in kwestie uit dienst gaat of van functie wijzigt, dienen de bestaande wijzigingsverzoeken en/of activiteiten aan zijn/haar vervanger gekoppeld te worden. Hiervoor biedt FP1 een programma waarmee de verantwoordelijke persoon in bestaande taken of wijzigingsverzoeken kan worden gewijzigd. Elke toewijzing die op deze manier wordt uitgevoerd wordt gelogd in het systeem, waardoor de audit-trail intact blijft.

Conclusie

SAP MoC is uitgebreid met nieuwe functionaliteiten van Feature Pack 1. De nieuwe features ondersteunen met name het gebruik van MoC voor complexe projecten, uitgebreid gebruik van standaard vragenlijsten en een betere aansluiting tussen de MoC applicatie en de gewenste workflow. SAP MoC is met de aanpassingen van Feature Pack 1 nog flexibeler, preciezer en breder toepasbaar geworden en is daarmee een zeer nuttige tool voor organisaties die serieus werk maken van management of change.

Voor meer informatie of demo van SAP Management of Change kunt u contact opnemen met Johan Amsing via 088 696 6000.