SAP Business Planning and Consolidation (BPC) of SAP Analytics Cloud (SAC)?

De financiële planning is een van de kernprocessen voor een organisatie. SAP heeft twee verschillende, maar essentiële tools om dit proces te faciliteren: Business Planning and Consolidation (BPC) en SAP Analytics Cloud (SAC). Beide tools kunnen worden gebruikt voor financiële planning, maar welke tool biedt het beste toekomstperspectief? En op welke onderdelen verschillen de tools van elkaar? Antwoorden op deze vragen vind je in dit blog.

SAP Business Planning and Consolidation (BPC)

SAP BPC is een zeer bekende en goed doorontwikkelde planning en consolidatie tool. Binnen BPC bestaan er Standard en Embedded versies.

In de Standard versie creëer je planningsmodellen en dimensies in een web-interface. Masterdata en transactie data van SAP BW of een non-SAP databron (bijv. CSV bestanden) kunnen ingeladen worden door middel van Data Manager packages. Het plannen en consolideren van data gebeurt in BPC. Rapporten en input templates worden gemaakt in Excel met de Enterprise Performance Management (EPM) add-in.

De Embedded versie is een doorontwikkeling van het vroegere BW-IP (integrated planning), waarbij de dimensies en masterdata onderhouden worden in BW. Hierdoor bestaat er bijvoorbeeld maar 1 info object waarin de masterdata staat opgeslagen. Waar in de Standard versie mapping en transformatie nodig is van de masterdata van BW naar BPC, is dit in de Embedded versie niet langer het geval. In de Embedded versie wordt ook gebruikt gemaakt van een web-interface, de BPC Webclient, voor het creëren en onderhouden van bijvoorbeeld de planningsmodellen, work status, Business Process Flows (BPFs), teams en Data Access Profiles (DAPs). Het onderhoud van de data wordt gedaan in BW. Het bouwen van rapporten en input templates wordt gedaan in Excel, aan de hand van de Analysis for Office add-in.

SAP Analytics Cloud (SAC)

SAC is, naast BPC, een van de nieuwste software oplossingen die gebruikt kan worden voor financiële planningsprocessen. Aangezien dit een cloud based oplossing omvat, kan de data worden opgehaald via live connecties met andere SAP en non-SAP cloud sources, of via laadprocessen vanuit on premise databases of flat files. Het creëren van planningsmodellen en dimensies, en het onderhoud van deze modellen en masterdata gebeurt in SAC. Rapportages en input templates worden ook gemaakt in SAC, in zogenaamde stories. Naast het manueel plannen van data in de stories, kan er in SAC ook gebruik gemaakt worden van predictive planning en augmented analytics. Deze functies kunnen bijdragen aan een snellere, geautomatiseerde planning. SAC is een nieuwe tool en nog steeds volop in beweging, met elk kwartaal een release met verbeterde functionaliteiten.

De drie grootste verschillen – wat zijn de beste functionaliteiten?

Aangezien beide tools financiële planning faciliteren, zijn er veel overeenkomsten. Veel functionaliteiten van BPC zijn ook terug te vinden in SAC; wellicht op een andere locatie of onder een andere naam, maar de basis blijft hetzelfde. Toch zijn er een aantal noemenswaardige verschillen tussen beide tools. Hieronder worden de drie grootste verschillen uitgelicht.

Infrastructuur en data migratie

SAP BPC is een on premise oplossing, wat betekent dat er software geïnstalleerd moet worden om de tool te gebruiken. Voor zowel BPC Standard als BPC Embedded zijn er back-end (SAP NetWeaver) en front-end (EPM of Analysis for Office) installaties nodig om modellen te kunnen bouwen en rapporten en input templates te kunnen gebruiken. Data migratie in BPC Standard vindt plaats door het data laadproces aan te roepen in BPC (via Data Manager packages). Data kan worden overgehaald vanuit BW of andere sources (zoals CSVs). In BPC Embedded is de data real-time beschikbaar vanuit het onderliggende BW. De planning data wordt ook real-time opgeslagen in BW.

Doordat SAP Analytics Cloud een cloud based oplossing is, is er geen initiële software installatie nodig om dit product te gebruiken. De data migratie in SAC kan gedaan worden door connecties te maken met cloud based of on premise data sources. Voor on premise sources is er wel extra software benodigd, namelijk de Cloud Connector en/of SAC Agent. Het uploaden van bijvoorbeeld Excel bestanden kan zonder extra installaties.

Consolidatie en maatwerk

Zoals de naam al impliceert, is SAP BPC ook een uitstekende tool voor het consolideren en rapporteren van de data op een hoger, geconsolideerd niveau. In BPC zijn verschillende onderdelen beschikbaar die processen zoals currency conversie, intercompany matching, equity pick-up, en consolidatie faciliteren. Zodra deze onderdelen zijn ingericht, kunnen eindgebruikers de bijbehorende taken zelfstandig uitvoeren. Er is al standaard SAP content beschikbaar, zoals ownership en rates modellen, business rules en Business Process Flows (BPFs). Wanneer een organisatie wil of moet afwijken van de SAP standaard, is het ook mogelijk om op maat gemaakte regels of processen in te voeren. Via BPC logic script of SAP ABAP (BADI’s) zijn er vele mogelijkheden.

Waar BPC veel flexibiliteit biedt in maatwerk mogelijkheden, is SAC een stuk minder flexibel wat maatwerk betreft. In deze tool wordt vooral gebruikt gemaakt van de best practice standaard, waar niet makkelijk van af te wijken is. Ook is er geen consolidatie mogelijk met enkel SAC. Een aantal processen, zoals currency conversie, is wel beschikbaar, maar een volledige consolidatie run is niet mogelijk met enkel SAC. Om toch een consolidatie te kunnen doen is er Group Reporting beschikbaar. Group Reporting is de nieuwste consolidatie tool die runt op S/4HANA. De benodigde data kan van en naar SAC gestuurd worden, om zo de geconsolideerde cijfers te kunnen rapporteren in SAC, maar hier is dus wel extra inrichting (van en naar S/4HANA) voor nodig.

Front end visualisatie en user experience

SAP BPC maakt gebruik van Excel add-ins waarmee rapportages en input templates kunnen worden gebouwd en vormgegeven. Dit heeft als voordeel dat eindgebruikers in een vertrouwde omgeving als Excel werken. De add-ins beschikken over standaard reporting functionaliteiten en extra dynamische mogelijkheden door gebruik te maken van alle functionaliteiten van Excel, zoals bijvoorbeeld VBA. Bovendien zijn er in BPC additionele oplossingen beschikbaar, zoals de SAP Business Objects (BO) Business Intelligence Suite, die meer grafische mogelijkheden biedt voor reporting. Voor de on-premise tools in deze suite (zoals WebIntelligence) zijn extra installaties nodig.

SAC gebruikt geen Excel voor reporting, maar bevat eigen functionaliteiten in de vorm van stories. Bij het maken van stories is veel mogelijk wat betreft visualisaties, widgets, plaatsing van filters en het uitvoeren van data actions (bijv. advanced formules of berekeningen). De story kan volledig ingericht worden naar eigen wens. Daarnaast zijn er nog meer mogelijkheden door het gebruik van Analytical Applications binnen SAC. Hiermee kunnen standaard story functionaliteiten worden uitgebreid door middel van JavaScript en het gebruik van een selectie aan APIs, voor op maat gemaakte applicaties. Om gebruik te kunnen maken van Analytical Applications is wel een uitgebreidere licentie vereist. Naast het maken van stories, is het plannen van data ook erg gebruiksvriendelijk. Je kunt data veranderen door het invullen van een verhogingspercentage, of een absolute waarde. Ook worden alle data punten die effect hebben op de verandering van een data punt, zichtbaar door middel van markeringen. Een ander uniek punt van SAC is de ‘collaboration’ mogelijkheid in de tool. Hiermee kan er in stories gecommuniceerd worden tussen de users over de story in het algemeen, of kunnen er comments op specifieke data punten worden geplaatst. Dit voorkomt over-en-weer email communicatie en zorgt voor een makkelijk overzicht. Hoewel SAC een relatief nieuwe tool is, is het sterk gericht op een soepele user experience. Dit geldt ook voor het aanpassen of bouwen van nieuwe data actions of nieuwe (berekende) measures: je hoeft geen IT expert te zijn, en met de visuele editor is hard coderen niet nodig. Tenslotte ondersteunt SAC ook een mobile interface, door middel van een applicatie.

Het combineren van BPC en SAC – Best of both worlds?

Na het uitlichten van de verschillen tussen SAP BPC en SAC is het misschien lastig om een keuze te maken tussen BPC en SAC als toekomstige planningstool. Hier komt nog bij dat in plaats van een van de tools te selecteren, er ook een hybride vorm mogelijk is. Deze hybride vorm is een combinatie van financiële, corporate planning in BPC en detail planning en visualisatie in SAC. Op deze manier kan de bestaande, goed ingerichte en vertrouwde BPC oplossing gebruikt blijven worden voor financiële planning (en consolidatie). De data van BPC wordt gestuurd naar SAC, waar gebruik wordt gemaakt van uitgebreide visualisatie en de SAP Digital Boardroom; management reporting op zijn best. Verder kunnen er in SAC ook additionele planningsmodellen gemaakt worden voor bijvoorbeeld Sales of HR. De functionaliteiten van predictive analysis kunnen hier ook worden toegepast, om het planningsproces nog sneller en eenvoudiger te maken. De SAC data kan ook weer teruggestuurd worden naar BPC, om de nieuwe, meest recente data (opnieuw) te consolideren.

Het brede aanbod van SAP in financiële planning tools garandeert dat er voor iedere organisatie een geschikte keus is. Welke tool het beste toekomstperspectief biedt, is afhankelijk van de wensen en focus van de financiële planningsprocessen binnen de organisatie. BPC, SAC en de hybride vorm bieden alle drie uitgebreide mogelijkheden, en maken jouw financiële planning up to date.

Wil je weten welke planning tool het beste bij jouw organisatie past? Aarzel dan niet om contact op te nemen met Vincent Beumer.

2 + 3 =