Magnus ondersteunt Kadaster bij inrichten grootschalig archief met SAP DMS

Sinds 1832 houdt het Kadaster bij wie in Nederland welke rechten heeft op grond en gebouwen en wat de kenmerken daarvan zijn. Dat doet het ook voor schepen, luchtvaartuigen en ondergrondse netwerken. Zo bevordert het Kadaster de rechtszekerheid bij het maatschappelijke verkeer in vastgoed. De organisatie houdt allerlei gegevens bij in Openbare Registers en Kadastrale Registratie. Door het beheer van deze omvangrijke gegevensbronnen en het verstrekken van informatie hieruit aan de samenleving, vervult het Kadaster een centrale rol op gebied van vastgoed- en geo-informatie in Nederland. Het Kadaster legde gegevens tot eind jaren ‘80 analoog vast in tal van registers en documenten. De laatste jaren is mede door het afstoten van kantoren een sterke trend tot digitaliseren van deze archieven ingezet. Hierdoor wordt het ook mogelijk om deze gegevens intern en extern digitaal ter beschikking te stellen. Voor het inrichten van een grootschalig archief deed het Kadaster een beroep op de SAP- en Documentmanagement expertise van Magnus Technology Consultants.

Aanleiding

De directe aanleiding voor het archiefproject was een sterke toename van gescande documenten bij verschillende afdelingen van het Kadaster. “Al die scans kwamen in verschillende filesystemen terecht”, zegt ICT projectleider Jos Taks van het Kadaster. “Vanuit de ICT afdeling ontstond op een bepaald moment behoefte om hier meer lijn in aan te brengen, omdat wij bang waren dat dit op termijn zou leiden tot een nauwelijks te beheren digitaal archief.” De ICT afdeling startte een oriëntatie op mogelijke oplossingen, waarbij nagegaan is of het reeds beschikbare DMS van SAP geschikt is. Het gebruik van DMS valt binnen de bestaande SAP gebruiksovereenkomst en gaf geen extra licentiekosten. “Software van SAP ondersteunt bij het Kadaster alle secundaire processen en ook steeds meer de primaire processen. Vandaar dat wij ook bij dit soort functionaliteit een ‘SAP, tenzij …’-benadering hanteren. In dit geval bleek DMS in combinatie met de Content Server en een Grau Storage Archive datamanagement oplossing op een HP SAN goed aan te sluiten op onze functionele eisen.”

Doordachte structuur

Doordat er bij het Kadaster geen specifieke SAP DMS kennis beschikbaar was, schakelde de organisatie Magnus in. Taks: “Wij zochten een partij die ons zou kunnen helpen bij het opzetten van een archief met miljoenen scans die snel terug te vinden moeten zijn. Dat vereist een doordachte structuur en inrichting van het systeem. Wij hadden zelf op dat gebied geen expertise in huis, maar we wisten door bestaande contacten dat Magnus op dit terrein ruime ervaring heeft.”

Magnus is dan ook gevraagd zijn expertise in te brengen en heeft zich onder meer bezig gehouden met het opstellen van de Business Blueprint, het functioneel en technisch ontwerp, het inrichten van het documentmanagementsysteem, het testen van de omgeving en het opzetten van beheer. Ook speelde Magnus een belangrijke rol bij de inrichting van de tooling van Seal systems, die ingezet werd voor het massaal laden van het archief met documenten.

Documentsoorten

Magnus stelde per documentsoort een blauwdruk vast. Het ging in het project om drie verschillende documentverzamelingen die opgenomen moesten worden in het nieuwe DMS. Dat zijn de hulpkaarten, de veldwerken en de leggers. Hulpkaarten zijn kaartjes waarop de relatie tussen en oude en nieuwe perceelstructuur is aangegeven, bijvoorbeeld bij de verkoop van enkele nieuwe woningen op een voorheen braakliggend stuk grond. Veldwerken zijn schetsen met daarop de omtrekmaten van een perceel. Deze geven aan wat de grenzen van een perceel exact zijn. De leggers gaan tot ver in de 19e eeuw terug en geven aan wie de eigenaar is van een perceel of gebouw. Deze informatie wordt sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw alleen nog digitaal vastgelegd. In totaal gaat het om 25 miljoen fysieke documenten die goed zijn voor circa 7,5 miljoen terabyte aan data. Dit deel van het archief is sinds eind 2009 volledig gedigitaliseerd en ondergebracht in SAP DMS.

Contentmanagement

Met de inrichting van SAP DMS heeft het Kadaster een belangrijke stap gezet op het gebied van content- en storagemanagement. Taks: “Het uitgangspunt van dit project was om meer structuur aan te brengen in onze content- en storage aanpak. Dat is bijzonder goed gelukt. We beschikken mede dankzij Magnus over een zeer stabiel systeem dat relatief weinig beheerinspanning vraagt. Verder is het systeem ondanks de enorme omvang zeer snel. Scans worden binnen twee à drie seconden getoond, wat mede te danken is aan de doordachte classificatie en de opzet per archief. Een ander belangrijk aspect is dat we met dit archief een generieke oplossing hebben gebouwd. Er is maar weinig maatwerk gemaakt, wat betekent dat we een zeer toekomst vaste omgeving hebben. Doordat in basis de oplossing in hoge mate generiek is, kunnen we het makkelijk uitbreiden of inzetten voor andere documenten. De kennis over hoe je dit aanpakt en inricht, is nu in ruime mate beschikbaar bij het Kadaster.”

Taks is erg positief over de samenwerking met Magnus

“De specialisten van Magnus brachten veel kennis en ervaring mee. Verder toonde Magnus zich altijd zeer flexibel. Als we hulp nodig hadden, was daar vaak meteen ruimte voor. Ook heeft Magnus actief kennis overgedragen, waardoor we nu zelf het beheer kunnen uitvoeren. Alleen bij complexere problemen of vraagstukken blijven we een beroep doen op hun expertise.”