Handmatig planningsproces leidt tot hoge piekbelasting tijdens examenperiode

Een groot deel van de examens wordt in 1-op-1 sessies afgenomen door een examinator. Het plannen van deze examens nam veel tijd in beslag, omdat dit handmatig gebeurde voor elke individuele examinering. De grote planningen werden in Excel gemaakt en vervolgens naar de desbetreffende cursisten gestuurd. Wanneer een gepland tijdslot niet goed uitkwam voor de cursist, werd de examineringssessie geannuleerd. De afspraak moest dan opnieuw ingepland worden door NCOI, wat veel tijd in beslag nam. Door deze werkwijze was de workload voor medewerkers van NCOI rond examenperiodes erg hoog.

Grote administratieve tijdsbesparing voor cursisten en NCOI door geautomatiseerd proces

Magnus heeft een webbased applicatie ontwikkeld in Mendix die het inplannen van examens versimpelt voor zowel cursisten als medewerkers van NCOI. De applicatie heeft een front-end die wordt gebruikt door de administratie van NCOI, en is geïntegreerd met de student-portal voor de cursist. Op deze manier kunnen cursisten zich via hun eigen portal aanmelden voor een tijdslot dat hen goed past en zijn er nauwelijks ad-hoc wijzingen meer in een examenperiode. Dit stelt de cursisten ook in staat zonder enige tussenkomst van NCOI hun eigen tijdsloten aan te passen.

De verbetering van het business proces is tweeledig: een grote administratieve tijdsbesparing voor NCOI en meer flexibiliteit voor cursisten. Ad-hoc wijzigingen in de examenperiode komen nu minder vaak voor, en een wijziging verwerken kost ook minder tijd. Zo worden bevestigingsemails en nieuwe planningen nu automatisch verzonden, en kunnen cursisten hun eigen afspraken wijzigen. Nu een groot deel van het planningsproces automatisch gaat, is het ook minder foutgevoelig. Dit leidt ertoe dat de piekbelasting tijdens de examenperiode flink is afgenomen. Zo is het planningsproces voor de cursist gebruiksvriendelijker, en zijn er minder wijzigingen achteraf.

Oplevering binnen enkele maanden

Het merendeel van de getoonde data wordt gegenereerd buiten Mendix. Het vereist meer dan 40 interfaces om dit business proces te kunnen supporten in samenwerking met bestaande systemen. De servicelaag om de database te kunnen benaderen is gebouwd door een derde partij. De functionaliteiten en de interfaces in Mendix zijn tegelijk gebouwd met deze database servicelaag.  Het volledige project is afgerond binnen zes maanden, waarvan development slechts drie maanden in beslag nam. Het voorbereidende werk is uitgevoerd door één Magnus consultant en het development is uitgevoerd door drie Magnus consultants. Het snelle anticiperen op de veranderende interface definities, frequent leveren, testen en de korte communicatielijnen met de business hebben ervoor gezorgd dat er geen rework van de bestaande functionaliteit nodig was en dat de livegang soepel verliep.

“Samenwerken met Magnus heeft zich succesvol bewezen, mede door hun flexibiliteit tijdens zowel de analytische fase, als de development fase. Bij het demonstreren van een nieuwe applicatie aan de organisatie ontstonden er nieuwe business needs. De consultants van Magnus hielpen bij het zoeken naar de beste optie, om zo de efficiëntie van de business te verhogen, waarbij ze de best mogelijke technische oplossing ontwierpen om dit te realiseren.”

Mark van den End

Business Analyst, NCOI Groep

Over NCOI

De NCOI Groep is de grootste private opleider van Nederland, die zich focust op het opleiden van professionals. Jaarlijks trainen zij 50.000 professionals om zo hun kennis, skills en competenties tot ongekende hoogten te kunnen tillen. Met ongeveer 3500 freelance trainers en 1200 eigen trainers geven ze meer dan 1250 trainingssessies, inclusief officiële examinering voor het hoger onderwijs en bachelor- en masteropleidingen. Hierbij focust NCOI zich op een praktische insteek, waarbij ze de cursussen op een efficiënte en flexibele wijze organiseren.