Afgelopen maand is de nieuwe planningstool van NCOI Groep ‘GAIA’ live gegaan. Met deze tool, gebouwd in Mendix, is het voor NCOI Groep medewerkers een stuk gemakkelijker geworden om studies en trainingen voor meerdere leerjaren te plannen.

GAIA als antwoord op sterke groei

NCOI Groep is vorig jaar begonnen met het omzetten van hun huidige systeem Olympus. Dit werd gebruikt voor alle zaken rondom opleidingen; het ontwikkelen, plannen, prijzen en het inplannen van examens. Olympus was gebouwd voor NCOI toen er nog slechts 200 medewerkers waren en had de capaciteit voor circa 400 medewerkers. Nu NCOI Groep inmiddels 2000 medewerkers kent die in dit systeem moeten werken is Olympus niet meer toereikend. Daarnaast zijn er in de loop der tijd ook een stuk meer labels bij gekomen die opleidingen met allerlei uitzonderingen willen laten inplannen. Conclusie: Olympus moest vervangen worden en zo ontstond het project Falcon. Onder de vlag van het grote Falcon traject was het halverwege 2019 de beurt aan de planningsafdeling van NCOI om hun processen te optimaliseren. Best een omvangrijk project, omdat er heel wat logica en denkwerk bij komt kijken.

Het doel van GAIA is: Zoveel mogelijk flexibiliteit te creëren om een enorme diversiteit aan producten te plannen, maar wel met simplisme als basis. GAIA is eenvoudig in gebruik, stimuleert om te herbruiken waar mogelijk en geeft inzicht in mogelijkheden en verbeteringen. Ik zeg vaak dat wij als NCOI Groep het leren van de toekomst willen uitvinden. Dit kunnen we nu met plezier en gemak plannen.”  

Of zoals president Eisenhower ooit zei: “Plans are worthless but planning is everything”       

Lotte Hermans

Business owner, NCOI Groep

Daarom zijn we begonnen om de huidige manier van werken op de planningsafdeling goed in kaart te brengen. De wens van de afdeling: Zowel de kalender als alle bijbehorende requirements digitaal.

Met de vele verschillende bestanden en papieren kalenders bleek het regelmatig een hele puzzel om een mooie planning te maken. Het project kreeg dan ook al snel de naam van de Griekse Godin Gaia, die staat voor de oermoeder die ontstond uit de chaos aan het begin van de dingen.

Alle relevantie informatie voor de planners in 1 applicatie

Uiteindelijk is het team er goed in geslaagd een mooie applicatie neer te zetten die een hoop overzicht en duidelijkheid heeft gecreëerd. De nieuwe GAIA tool heeft een plannings- en een requirements gedeelte. Zo hebben de planners nu veel meer inzicht in hoe vakken gebruikt worden over verschillende opleidingen heen, omdat alle informatie relevant voor de planningsafdeling gecentraliseerd in één applicatie wordt onderhouden. Voorheen was een planner soms wel anderhalf uur bezig met het opvoeren van één opleiding in Olympus. Dit duurt in de GAIA planningstool nog maar een half uur. Op dit moment is het team nog bezig met extra verbeteringen en wensen die zijn ontstaan nadat de vele mogelijkheden van deze nieuwe low code planningstool duidelijk waren. Zo wordt het ook steeds eenvoudiger om opleidingen die afwijken van een standaard opleiding te plannen. Iets wat in het vorige systeem onmogelijk was. Nu deze app zo enthousiast ontvangen is, zijn er alweer heel wat plannen om verder te gaan met de nieuwe projecten binnen het Falcon traject. NCOI Groep en Magnus zullen dus nog wel een tijdje samenwerken en daar zijn beide partijen tot nu toe erg blij mee.

 

Meer weten over onze Mendix low code oplossingen? Lees hier meer over het team, onze oplossingen en expertise.

Over NCOI Groep

NCOI Groep is een van de grootste particuliere onderwijsorganisaties in Nederland en, sinds de overname van Kluwer Opleidingen, ook in België. NCOI Groep heeft als missie een leven lang leren voor iedereen mogelijk te maken, door onderwijs af te stemmen op de individuele leerbehoefte. NCOI Groep bestaat uit diverse gerenommeerde opleiders zoals NCOI Opleidingen, Scheidegger, NTI, Kluwer Opleidingen, Schoevers, Boertien Vergouwen Overduin, ISBW, Computrain, Markus Verbeek Praehep, NIBE-SVV, Pro Education, LECTRIC, Bestuursacademie Nederland, ROVC, SRM, Luzac en Instituut Blankestijn. NCOI Groep heeft ruim 2.000 medewerkers en werkt met zo’n 4.500 actieve freelance professionals.