Misschien ken je het wel: je gaat naar je werk en denkt dat het een normale dag wordt. Maar dan gebeurt het onverwachte: je wordt gevraagd om key-user te worden van een nieuw IT-systeem dat geïmplementeerd gaat worden. Ja, je hoort het goed, jij bent één van de uitverkorenen om te helpen bij de implementatie. Wellicht roept dit wat twijfel bij je op, omdat je nog onbekend bent met deze rol. In deze blog ontdek je welke voordelen het heeft om tot het key-user team van jouw organisatie te horen, én waarom key-users onmisbaar zijn bij de implementatie van een nieuw IT-systeem. Dus, lees verder en ontdek waarom je zojuist een belangrijke stap in je carrière hebt gezet!
Je kent de business als geen ander
Als key-user begrijp je als geen ander hoe jullie organisatie werkt en wat de behoeften zijn van jouw collega’s. Hierdoor ben jij bij uitstek de juiste persoon om betrokken te zijn bij de implementatie. Jij verzamelt de eisen en wensen en brengt die in bij het implementatietraject. Mede door jouw input wordt de nieuwe software beter afgestemd op de behoeften van jullie bedrijf en medewerkers! Jij behartigt dus eigenlijk de belangen van je collega’s zodat jullie allemaal optimaal kunnen profiteren van de nieuwe software. Je kunt deze rol vooral goed vervullen als je tot de key players van je bedrijf of team behoort, dus daarom is er voor jou gekozen!
Je bent onmisbaar in het adoptieproces
Bij een IT-implementatie denk je misschien dat de software het belangrijkste is, maar dat is niet helemaal het geval. De menselijke factor speelt een belangrijke rol in de acceptatie van de veranderingen die gaan komen. En jij, als key-user, bent in dit geval de persoon die de software tot leven brengt voor jullie organisatie en die begeleiding biedt bij het gebruik ervan. Een belangrijk aspect van jouw rol is het trainen van je collega’s. Door het geven van duidelijke instructies en tips kun je hen helpen de software op de juiste manier te gebruiken. Ook kun je hen motiveren om de software te omarmen door hen te laten zien welke voordelen het allemaal biedt. Dit alles helpt om de acceptatie van de nieuwe software te bevorderen en de gebruikservaring te verbeteren. Om dit goed te kunnen, moet je goed in de groep liggen en over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken. Ook daarom ben jij uitverkoren!
Jij bouwt aan een flinke kennisvoorsprong
Je bouwt als key-user niet alleen aan een flinke kennisvoorsprong op het gebied van de nieuwe software, maar ook aan een breder inzicht van de organisatie waarvoor je werkt. De integrale aard van bedrijfssoftware betekent dat je niet alleen meer kennis opdoet over het gebruik van de software zelf, maar ook meer begrip krijgt van hoe de verschillende afdelingen binnen je organisatie samenwerken. Dit betekent dat je als key-user een waardevolle bron van informatie en kennis wordt. Je hebt niet alleen de technische kennis en vaardigheden om de nieuwe bedrijfssoftware te gebruiken, maar ook het inzicht in de processen en werkwijzen die daarmee samenhangen. Door je kennis en inzicht te delen met je collega’s, kun je bovendien bijdragen aan een cultuur van continue verbetering en innovatie binnen je organisatie. Je leert bovendien veel meer collega’s kennen en vaak ook meerdere mensen van het hoger management. Dat gaat jouw toegevoegde waarde en kansen binnen de organisatie ook vergroten!
Je leert projectmatig werken door het te doen
Een belangrijk aspect van een implementatie is dat het als project wordt uitgevoerd. Dat wil zeggen dat je veel ervaring opdoet met projectmatig werken en projectmethodes zoals de agile manier van werken. Hoe verschillend projecten qua inhoud ook zijn, veel aspecten van projectmatig werken zijn steeds weer hetzelfde. En dus een hele waardevolle ervaring in het vervolg van je carrière.
Last but not least: consultants kunnen niet zonder jou
Als key-user ben je een onmisbare schakel in het implementatieproces van nieuwe bedrijfssoftware. Consultants kunnen niet zonder jouw diepgaande kennis van de bedrijfsprocessen, werkwijzen en specifieke behoeften van de organisatie. Als interne expert fungeer jij als bron van informatie voor consultants. Bovendien ben jij als early adopter één van de eersten die de nieuwe software in gebruik neemt en belangrijke feedback kan geven hierover. Deze feedback is van onschatbare waarde voor consultants om de software te verbeteren en beter af te stemmen op de behoeften van de organisatie. Kortom, je bent als key-user een ware superheld!
Vragen over de inrichting van jouw projectorganisatie. Neem eens contact op met Sigrid Breel
