Veranderingen op de werkvloer volgens Magnus

Het Digital Transformation team van Magnus Red richt zich op de digitalisering van organisaties. Wij kijken niet alleen naar wat er vandaag nodig is, maar ook naar morgen. Hoe ziet de succesvolle digitale organisatie van de toekomst eruit? In deze serie bespreken we verschillende elementen die een rol zullen spelen binnen toekomstige digitale organisaties. Met vandaag: de veranderingen op de werkvloer. In dit artikel zullen we dieper in gaan op veranderingen op de werkvloer waarvan wij verwachten dat ze de komende jaren plaats zullen vinden en welke uitdagingen dit met zich meebrengt. 

De organisatie als netwerk van teams

Decennialang hebben top-down, hiërarchische organisatiestructuren, gefocust op efficiëntie, de boventoon gevoerd bij veel bedrijven. Tegenwoordig zien we dat deze organisatiestructuren door steeds meer organisaties als achterhaald worden beschouwd. In de digitale organisatie van de toekomst zal het dan ook niet langer draaien om hiërarchie, maar om samenwerking. Volgens Magnus Red kan de digitale organisatie van de toekomst worden gezien als een netwerk van teams: medewerkers die in verschillende teams aan diverse projecten werken. Teams acteren met een hoge mate van autonomie binnen een vast omkaderd framework. Het draait niet langer om functies, maar om multidisciplinaire teams met teamleden die elkaar aanvullen en gezamenlijk projecten tot een goed einde weten te brengen.

De afgelopen jaren heeft Magnus heel wat organisaties geholpen om zich klaar te stomen voor de toekomst, bijvoorbeeld door hen te helpen bij het implementeren van een Agile werkwijze. Zo zijn we onlangs gestart met het opzetten van een nieuwe werkwijze bij een koffieproducent in België door te starten met een tweetal agile teams, waarbij medewerkers van marketing en sales gezamenlijk de beleving van enkele koffiemerken proberen te optimaliseren.

Eén van de uitdagingen bij het implementeren van een nieuwe werkwijze is dat de directie soms te snel en te veel in één keer wil. Verandering heeft tijd nodig. Het is daarom verstandig om klein te beginnen. Start met maximaal een paar teams, experimenteer en leer hiervan, en breid de werkwijze dan pas uit naar meerdere teams. Daarnaast is het belangrijk om ook het hoger management vanaf de eerste dag mee te nemen in de verandering. Vaak zijn zij, zonder dat ze het zelf doorhebben, degenen die de succesvolle implementatie van een nieuwe werkwijze tegenwerken. Transparantie is hierbij cruciaal.

Een nieuwe kijk op doorgroeien

In de digitale organisaties van de toekomst zou iedereen idealiter op een plek moeten werken waar hij of zij het meest bij kan dragen en zichzelf het best kan ontwikkelen. Organisaties zouden dit moeten stimuleren door voldoende trainingen en andere ontwikkelingsmogelijkheden aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan het omscholen van medewerkers die overbodige functies hebben. Bij veel organisaties, zo ook bij veel van onze klanten, staat doorgroeien momenteel nog altijd gelijk aan meer verantwoordelijkheden en een beter salaris. Hogerop komen is het streven. Er zijn echter genoeg medewerkers die heel waardevol kunnen zijn voor de organisatie, maar niet uitblinken in hun leidinggevende capaciteiten of hier überhaupt niet gelukkig van worden. Door bij promoties de nadruk te leggen op het intern nastreven van een hogere positie kunnen deze medewerkers worden ontmoedigd of zelfs worden weggejaagd.

Juist daarom zouden digitale organisaties van de toekomst ook een zijstap binnen de organisatie als een serieuze doorgroeimogelijkheid moeten behandelen. Organisaties dienen medewerkers dan ook te stimuleren een kijkje te nemen bij andere plekken binnen de organisatie bijvoorbeeld door eens een dagje mee te lopen met een collega van een andere afdeling.

Benodigde vaardigheden

Veel werk dat eerst handmatig door medewerkers werd gedaan, is tegenwoordig (gedeeltelijk) geautomatiseerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan drones of robotkranen in fabrieken. Maar ook selfservice technologieën zoals touch screens bij fastfoodketens voor het bestellen van een maaltijd verlichten de benodigde menselijke arbeid van medewerkers. Productiemachines worden daarnaast steeds slimmer door het gebruik van sensoren. Dit levert organisaties verschillende voordelen op. Denk bijvoorbeeld aan voorspellend onderhoud, waarbij onderhoud nauwkeurig kan worden gepland op basis van de feitelijke staat van de machines, zodat componenten niet onnodig maanden te vroeg worden vervangen.

Wat we bij onze klanten zien is dat deze technologische ontwikkelingen echter ook impact hebben op het type medewerker dat het meest geschikt is voor een bepaalde functie. Veranderde werkzaamheden vereisen andere vaardigheden dan voorheen. Uit ervaring weten we dat het steeds belangrijker wordt voor medewerkers om met nieuwe technologieën en tools om te kunnen gaan. Dit geldt niet alleen voor medewerkers van de IT-afdeling, maar ook voor medewerkers zonder technologische achtergrond. Maar ook algemenere, soft skills, zoals presenteren, structureren, goed kunnen samenwerken in teamverband, overtuigen en onderhandelen zijn steeds belangrijker geworden nu er meer en meer met multidisciplinaire teams wordt gewerkt. We verwachten dat dit soort vaardigheden in de toekomst alleen nog maar belangrijker gaan worden.

Flexibel werken wordt de norm

Waar het vroeger de norm was om van 9 tot 5 op kantoor aanwezig te zijn, hebben technologische ontwikkelingen er de afgelopen decennia voor gezorgd dat dit niet langer nodig is. Zeker het afgelopen anderhalf jaar, waarin bedrijven door COVID-19 werden gedwongen om vanuit thuis te werken, heeft aangetoond dat het tegenwoordig voor veel kantoorbanen niet uitmaakt waar of wanneer je aan het werk bent. Waar de één het fijn vindt om vroeg te beginnen, werkt de ander liever in de avond nog een uurtje extra. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, oftewel flexibel werken, zal de norm worden in de digitale organisaties van de toekomst, zo verwachten wij. Beloningsstructuren dienen hier ook op aangepast te worden. Medewerkers willen niet betaald worden om hun gezicht zoveel mogelijk op de werkvloer te laten zien, maar om de resultaten en prestaties die ze leveren. Medewerkers willen niet langer afgerekend worden op het aantal uur dat ze aan het werk zijn, maar op wat ze opleveren tijdens hun werk.

Flexibel werken levert natuurlijk ook enkele uitdagingen op. Want hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich toch verbonden blijven voelen met hun team en de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat er wel voldoende afstemming kan plaatsvinden? Het blijft immers van belang dat mensen elkaar kunnen bereiken en blijven spreken.

Wat kan helpen is het plannen van enkele vaste overlegmomenten gedurende de week. Zo kan het voor het ene team bijvoorbeeld handig zijn om wekelijks op dinsdagochtend op kantoor samen te komen, terwijl het voor een ander team handig is om iedere ochtend online een kort overleg te plannen. Daarnaast zijn er tegenwoordig voldoende tools om op een efficiënte manier online samen te werken, zoals Miro, Teams en Zoom.  

Sparren over welke veranderingen er bij jouw organisatie plaats hebben gevonden of plaats gaan vinden en tegen welke uitdagingen je hierbij aanloopt, neem contact op met Timo Meurs!

3 + 3 =