Project BaanBrekend
VolkerWessels Telecom (VWT) verzorgt binnen Nederland en Duitsland een goed functionerende digitale infrastructuur en is daarbij continu in beweging. Over de jaren heen werd het tijd om ook hun eigen digitale infrastructuur in de vorm van applicaties onder handen te nemen en van de nieuwste functionaliteiten te voorzien. De implementatie van een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem vormt hierbij een belangrijk onderdeel. Het is van belang dat het systeem ruimte biedt voor flexibiliteit en dat de verschillende business units van het bedrijf op een uniforme manier kunnen samenwerken. Bovendien moet het systeem toekomstbestendig zijn om mee te kunnen in alle digitale trends.
Magnus is hierbij aangesteld als implementatiepartner voor het nieuwe ERP-systeem. Hierbij vormen wij de connectie tussen de softwareleverancier, VWT en de andere betrokken organisaties binnen het project. Daarnaast houden de consultants van Magnus zich bezig met het coördineren en organiseren van alle activiteiten rondom het project. Denk hierbij aan het algemene projectmanagement en het houden van werksessies met de eindgebruikers van VWT. De input van deze werksessies wordt gebruikt om samen met de softwareleveranciers en VWT het systeem in te richten. Ook begeleidt Magnus het proces van de datamigratie en andere acties die nodig zijn om ‘live te gaan’ in het nieuwe systeem.
De vervolgfase, de implementatieperiode, werd geleid door een team van ervaren Magnus consultants die op dagelijkse basis nauw samenwerkten met de IT- en projectmanagementteams van VWT. In deze fase zijn de processen, werkwijzen en systeeminrichtingen afgestemd en vervolgens doorgevoerd in het nieuwe systeem. Na de inrichting van het systeem werkten de kerngebruikers nauw samen met de Magnus-consultants om de nieuwe inrichting grondig te testen op zowel de technische functionaliteiten als de gebruiksvriendelijkheid. Deze inzet en nauwe samenwerking heeft ervoor gezorgd dat een vast format is opgesteld, dat ook als VWT-template voor de uitrol van de overige business units gebruikt wordt.
Inmiddels is 4PS Construct succesvol geïmplementeerd en in gebruik genomen door de eerste business unit van VWT, Netwerk Solutions, en de centrale VWT-afdelingen die verantwoordelijk zijn voor onder andere finance en logistiek. De volgende stap is de uitrol naar de volgende business units waar het ontwikkelde VWT-template verder geïmplementeerd zal worden.
Wat maakt dit project bijzonder/ waar werken we naar toe?
De implementatie van een ERP-systeem kan een complexe en uitdagende onderneming zijn, vooral in een sector als de bouw en infrastructuur waar grootschalige projecten en complexe processen gebruikelijk zijn. Door de nauwe samenwerking van Magnus met het projectteam van VWT hebben we er samen voor gezorgd dat de implementatie soepel en efficiënt werd uitgevoerd. Door afstemmingen van de verschillende business units zijn de werknemers dichter tot elkaar gekomen. Niet iedereen kenden elkaar en elkaars werkwijze, maar moesten gedurende het traject een weg vinden om met elkaar samen te werken. Wij als Magnus spelen een belangrijke rol in het verandermanagement en het meenemen van de organisatie gedurende deze omslag. Uiteindelijk hebben de kerngebruikers zich ontwikkeld tot experts, en weten ze elkaar te vinden voor integrale afstemmingen.
Verder is dit project bijzonder door haar aanpak. In het project is gekozen voor een gefaseerde livegang, waarbij het project is begonnen bij de business unit Netwerk Solutions. In de vervolgfase van het project zal het VWT-template dat in de eerste fase ontworpen is, gebruikt worden als basis voor de overige business units. De complexiteit bij deze werkwijze is dat de betrokkenen vanaf de start rekening moesten houden met de processen en de bijzonderheden van de overige business units. Verder heeft de gefaseerde livegang als uitdaging dat een deel van VWT nu in het nieuwe systeem actief is en een ander deel nog in het oude systeem werkt. Magnus heeft in dit project eventuele risico’s van deze aanpak in kaart gebracht en zo nodig bijbehorende maatregelen genomen om de parallelle processen succesvol naast elkaar in stand te houden.
Naast uitdagingen kent deze aanpak ook voordelen, zoals dat er door de samenwerking wordt afgestevend op een uniforme manier van werken, een van de belangrijke doelstellingen van VWT. Daarnaast vertaalt deze aanpak zich in een kortere doorlooptijd en lagere kosten voor de livegang van de overige business units. Een ander pluspunt van deze aanpak is dat ervaringen en opgedane kennis bij de eerste business unit gelijk toegepast konden worden bij de andere business units.
Tot slot, lag een uitdaging in deze implementatie in de daadwerkelijke overgang naar 4PS Construct waarbij een minimale impact op de lopende bedrijfsprocessen en werkzaamheden essentieel was. Magnus heeft hierbij in samenwerking met VWT een gedetailleerde strategie en een stappenplan uitgewerkt. Door deze grondige aanpak is het systeem succesvol in werking gezet zonder disruptie op de processen van VWT.
Behaalde resultaat en vervolgstappen
Begin februari is het eerste deel van VWT succesvol live gegaan in 4PS Construct. Door te investeren in moderne technologie en nauw samen te werken met ervaren consultants, is het bedrijf in staat de kracht van het nieuwe ERP-systeem te benutten om zijn bedrijfsdoelstellingen te behalen en succes te stimuleren.
Na deze mijlpaal hebben we als Magnus de schakel omgezet om de verdere uitrol te realiseren. De eerste stap die nu gezet wordt is het verder opgang brengen van de verandergedachte in de volgende business unit. Daarbij is het van belang dat de kerngebruikers eigenaarschap over het nieuwe systeem gaan creëren. Parallel aan de business unit die al van start is het nieuwe systeem, gaan we de volgende business unit in de komende maanden gereed maken om ook met een vliegende start van start te gaan in het nieuwe ERP-systeem. De komende tijd worden processen gevalideerd en gegevens inzichtelijk gemaakt. Op naar de volgende livegang!
Over VolkerWessels Telecom
VolkerWessels Telecom (VWT) ontwerpt, bouwt en onderhoudt de netwerken waarmee onze samenleving verbonden blijft. VWT verzorgt het gehele traject rond de aanleg van hoogwaardige digitale infrastructuur, zoals glasvezelnetwerken en zendmasten. Zij leveren de connectiviteit die de samenleving van vandaag sterker maakt. VWT is gespecialiseerd in het gehele proces; van analyse en ontwerp tot bouw, installatie, onderhoud en beheer.
