S/4 HANA met Taishi (ambitie)

Hoe implementeer je S/4 HANA? Welke processen worden verbeterd door de implementatie van S/4? Hoe reageren de gebruikers op deze wijzigingen? En wat zijn de lessons learned? Een aantal vragen die aan bod kwamen tijdens een informele kennissessie met een van de eerste S/4 HANA eindgebruikers in Nederland.

Wat zijn de lessons learned op het gebied van de inrichting van de systemen?

Een van de belangrijkste lessen is toch wel dat de requirements duidelijk moeten zijn. Zorg ervoor, net als bij andere SAP implementaties, dat je zo min mogelijk maatwerk hebt en wijk niet zomaar af van je plan. Per regionaal gebied kunnen de requirements anders zijn. Legal requirements moeten natuurlijk ingewilligd worden, maar voor non-legal requirements geldt dat het zinvol is om vast te houden aan een template dat vooraf besproken is. SAP werkt toe naar simplification, dus het is verstandig om daar binnen het project ook aan vast te houden.

Wat is de impact voor de gebruikers en waar moet je rekening mee houden?

Voor de gebruikers kan er veel veranderen afhankelijk van welke user interface je gaat gebruiken. De oude GUI is nog beschikbaar, maar voor Fiori is het wel omschakelen voor de gebruikers die SAP-ECC gewend zijn. Wanneer er een wereldwijde implementatie plaatsvindt, heb je natuurlijk ook te maken met verschillende culturele achtergronden van de gebruikers. Een goed change management is essentieel om ervoor te zorgen dat gebruikers na de go-live vol gas vooruit kunnen.

Zijn er verbeteringen in bedrijfsprocessen?

De tabel structuur voor bijvoorbeeld Finance en Controlling verandert drastisch in S/4 HANA. Door de nieuwe ACDOCA tabellen in SAP is het niet meer nodig om operationele rapportages uit BW te halen, maar rechtstreeks uit FI. Er is geen reconciliatie meer nodig tussen FI en CO waardoor er één bron van de werkelijkheid is (single source of the truth). Dit is voor het rapportageproces een verbetering, want er hoeft niet meer gewacht te worden op de load naar BW. Dit geeft toch een behoorlijk voordeel ten opzichte van het traditionele BW. De uitgebreide informatie kan real time gebruikt worden.

Waarom moeten bedrijven overstappen op S/4 HANA?

Het is niet de vraag óf bedrijven moeten overstappen op S/4 HANA, maar wanneer ze moeten overstappen. Belangrijk punt om dit te bepalen is: Wat wil je in de toekomst met het ERP systeem bereiken en zijn er op dit moment beperkingen die met S/4 HANA opgelost kunnen zijn? Gedacht kan hierbij worden aan de makkelijke manier van rapporteren in S/4 of het gebruik van apps die voor bepaalde gebruikers beter implementeerbaar zijn dan de traditionele interface van ECC. Een roll-out van S/4 is een groot, ambitieus project en kost tijd en geld. De ideale timing is voor ieder bedrijf anders.