Nadelen van IT-erfgoed bij de giganten

Bij middelgrote bedrijven in turbulente industrieën moet er een aantal lastige vragen gesteld worden. Veel trends tonen industrie-consolidatie, nieuwe disruptieve bedrijfsmodellen, of zelfs beide. Oude, beproefde werkwijzen blijken niet langer toekomstbestendig te zijn.

Het toepassen van economies of scale om te overleven is alleen voor de grootste bedrijven een succesvolle methode. Concurrentie wordt weggeconsolideerd, maar helaas komen schaalvoordelen ook met inherente nadelen. De ‘reuzen’ hebben moeite met controle en complexiteit. IT is vaak de oplossing om ‘in control’ te blijven, maar is ook een ‘complexifying factor’ van zichzelf:

  • Verticals en horizontals zijn lastig te integreren. Het is een enorme uitdaging om verschillende specifieke ‘best of breed’-systemen en algemene administratieve systemen over de gehele keten aan elkaar te koppelen.
  • De Terabytes aan data zijn vaak nog niet direct concreet bruikbaar.
  • Het kost jaren om een grote organisatie aan te passen aan een effectief IT-systeem. Andersom kost het een fortuin om een effectief IT-systeem aan te passen aan een grote organisatie.
  • Babylonische spraakverwarring in IT wordt pas voorkomen wanneer organisatie-breed datadefinities en -beleid worden uitgedragen (wat is een ‘klant’, wat is een ‘product’?).

Een nieuw perspectief anno 2019

Tegelijkertijd worden er ook nieuwe businessmodellen ontdekt. In het bankwezen, de retailsector, de media-industrie en de energiemarkt zie je ondernemingen ontstaan zoals Bunq, Tikkie, Adyen, Snappcar, Blendle, smart energy grids, noem maar op. De innovatieve bedrijfsmodellen die toegepast worden bij start-ups, carve-outs en netwerkorganisaties, dragen niet de last van een grote omvang en kunnen daarom hun aandacht richten op datgene wat telt: klanten op de meest effectieve manier bedienen. Dit betekent focussen op:

  • Een coherente omnichannel customer journey;
  • Een gesimplificeerde en naadloos geïntegreerde IT-gedreven value chain.

Succesvolle, jonge bedrijven laten zien dat het kan: Op een nieuwe manier je organisatie vormgeven zonder de complexiteit die we gewend zijn uit de vorige eeuw.

Simplicity is king, en mogelijk met de technologie van nu

Voor middelgrote bedrijven geldt vaker dan verwacht ‘simplicity is king’. Een aantal voordelen van simplificatie van bedrijfsmodellen:

  • Toename van efficiëntie en snelheid;
  • Grotere effectiviteit door de afname van fouten;
  • Meer flexibiliteit en adaptatievermogen door een flexibele IT-architectuur;
  • Minder kosten: Uitzonderingen kosten vaak meer dan ze opleveren;
  • Makkelijker om een coherente, betrouwbare identiteit op te bouwen.

In de praktijk kom je vaak situaties tegen waarin het belang van simplicity te weinig is benadrukt: Een custom-made product vergt niet alleen direct extra uren werk (kosten), maar zorgt ook voor langlopende specifieke nazorg, additionele speciale (toekomstige) klantwensen, of uitzonderingen op de gebruikelijke workflow in de afhandeling. De opbrengsten wegen vaak niet op tegen de kosten. Een ander voorbeeld is het creëeren van nieuwe functionaliteit aan een ordering-systeem. Bij elke update moet alles dubbel getest worden. Ook uitzonderingen qua facturatie kosten soms meer dan het aan klantbinding oplevert.

Soms is het toch noodzakelijk om een traditionele, lokaal gewaardeerde operationele aanpak te behouden om klanten een uniek product aan te bieden. Ook dan is het nuttig om kritisch te kijken waar het IT-landschap naar de klant gevormd moet worden, en waar juist niet.

Praktische tips

Of je nu een advanced analytics toepassing wilt implementeren, marketing automation op de projectplanning hebt staan, of gewoonweg je boekhoud/ERP-software wilt upgraden, de volgende praktische tips zijn van toepassing op alle IT-ecosysteemgerelateerde besluitvorming:

  1. Zorg dat je het volledige IT-landschap doorgrondt.
  2. Vraag jezelf voor elk onderdeel in je businessmodel af: Verdienen we geld met flexibiliteit of met efficiëntie?
  3. Stem de balans tussen flexibiliteit en efficiëntie af met de strategische doelen van jouw organisatie.
  4. Zorg dat de zogenaamde “head+heart+hands” in implementatie niet ontbreken.

Onderaan worden de vier tips in meer detail toegelicht.

Weg vooruit

Om succesvol te blijven is het organiseren van je eigen kritiek onmisbaar. Betrek daarom key players uit je organisatie in het herontwerp van je IT-architectuur en volg de genoemde tips. Dit zijn noodzakelijke voorwaarden om de juiste vervolgstappen te zetten in een digitaliserende wereld. Alleen dan maak je van IT een asset, in plaats van een liability.

Vier tips om je IT-roadmap optimaal vorm te geven:

    1. Zorg dat je het volledige IT-landschap doorgrondt.
      • Identificeer de ‘systems of record’, de ‘systems of differentiation’ en de ‘systems of innovation’ (Gartner, 2016).
      • Identificeer de kritieke interacties tussen verschillende IT-systemen.
      • Identificeer bottlenecks in de operationele processen waar IT meer een ‘value creator’ of ‘enabler’ kan zijn dan het momenteel vaak is.
    2. Vraag jezelf voor elk onderdeel in je businessmodel af: Verdienen we geld met flexibiliteit of met efficiëntie?
      • High-volume processen zouden meer geautomatiseerd en gestructureerd moeten zijn, terwijl high-value acties eerder handmatig, creatief en tijdrovend mogen zijn.
    3. Stem de balans tussen flexibiliteit en efficiëntie af met de strategische doelen van jouw organisatie.
      • Investeringen in IT-systemen zouden niet slechts als noodzakelijk kwaad gezien moeten worden. Hoe klein of groot de organisatie ook is, IT zou een ‘asset’ moeten zijn. Idealiter is de IT infrastructuur van begin af aan een logisch onderdeel van de strategische roadmap van ieder bedrijf.
    4. De zogenaamde “head+heart+hands” in implementatie.
      • In de basis vereist een succesvolle implementatie bottom-up draagvlak van de aankomende veranderingen. De klantbeleving en een basaal begrip van de positieve bijdrage die iedere verandering levert aan de gehele waardeketen zijn onmisbaar.
      • Om complexe of radicale veranderingen te laten slagen is daarnaast een charismatische en urgente boodschap nodig om het toekomstbeeld te scheppen, waarmee de verandering haar volledige momentum meekrijgt.

Medewerkers hebben de juiste ‘tools en skills’ om hun werk te kunnen doen, maar zijn ze ook goed uitgerust om veranderingen te laten slagen? Een effectieve transitie vraagt van medewerkers over alle lagen in de organisatie dat zij de juiste ondersteuning aangeboden krijgen en deze ook gebruiken om de veranderingen in systemen en processen tot een succes te brengen.

Over de auteur

Vincent van Iperen is Digital Transformation consultant bij Magnus Red. Na zijn Bachelor in International Business en Master in Finance in Groningen werkt hij bij Magnus aan opdrachten die te maken hebben met Digital Transformation. Zo helpt hij een opdrachtgever uit de mediasector om zoveel mogelijk processen van begin tot eind in een open source ERP systeem onder te brengen. En werkt hij in het Agile team bij een opdrachtgever in de consumer goods.