VolkerWessels is een internationale bouwonderneming met het hoofdkantoor in Amersfoort. VolkerWessels is actief in verschillende werkvelden zoals de bouw, vastgoedontwikkeling, energie- en telecominfrastructuur, wegenbouw, civiele techniek en spoorbouw. De organisatie heeft ongeveer 17.000 medewerkers bij meer dan 1.000 entiteiten in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Noord-Amerika. Het bedrijf ontwikkelt, ontwerpt, bouwt, beheert en onderhoudt in de verschillende werkgebieden op basis van drie pilaren: veiligheid, integriteit en duurzaamheid.

Jaarverslagen voor 1000+ entiteiten deponeren: een tijdrovend proces

Gezien de meer dan 1.000 entiteiten binnen de VolkerWessels-groep kost de jaarlijkse cyclus voor het opstellen, controleren en deponeren van jaarverslagen veel tijd. Het schrijven van jaarverslagen werd handmatig gedaan door vele verschillende Business controllers. Dit maakte het gevoelig voor onvolkomenheden en resulteerde in jaarverslagen met een gebrek aan uniformiteit. De Kamer van Koophandel (KvK) introduceerde in 2017 het verplichte XBRL-format waarin de jaarverslagen gedeponeerd moesten worden. Dit is een zeer specifiek documenttype dat gebonden is aan strikte regels. Daarbij kon het documenttype niet automatisch gecreëerd worden door Business controllers, maar diende men een handmatige conversie te doen op de website van de KvK. Daardoor kostte het deponeren van jaarrekeningen nog meer tijd. VolkerWessels zocht naar een oplossing die er enerzijds voor zorgde dat men volledig voldeed aan de regelgeving en anderzijds de snelheid en het gemak van opstellen van uniforme foutloze jaarverslagen vergrootte.

Automatische gegevensverzameling, verwerking en verzending

Magnus heeft Nimbus (Nimbus is Latijn voor “een regenwolk” die, in dit geval, bestaat uit vele cijfers) gebouwd in samenwerking met Reporting, en de Juridische en IT-afdelingen van VolkerWessels. In Nimbus kan in een paar stappen een jaarverslag worden opgesteld, gecontroleerd en gedeponeerd.

Data in Nimbus wordt verzameld vanuit verschillende bronnen. Deze beveiligingsstructuur zorgt er onder andere voor dat business controllers alleen maar aanpassingen kunnen maken op de voor hun bestemde jaarverslagen. De standaardteksten worden toegevoegd om de cijfers toe te lichten. Voor sommige teksten staan verschillende varianten klaar die afhankelijk van bijvoorbeeld winst of verlies van een entiteit worden klaargezet. Ook biedt Nimbus een standaard ingevuld template aan voor een goedkeuringsvoorstel in de aandeelhoudersvergadering. Zodra het document én het ondergetekende jaarverslag is geüpload wordt deze automatisch op de juiste plek op Sharepoint opgeslagen. Binnen een uur na deponering wordt men geïnformeerd over een succesvolle deponering bij de KVK.

Resultaat: een tijdsbesparing van 60% tot 75%

Sinds februari 2020 is Nimbus live. In de eerste vier maanden zijn door 60 Business controllers meer dan 500 jaarverslagen opgesteld en gedeponeerd. Met Nimbus is er een tijdsbesparing van 60% tot 75% gerealiseerd. Daarnaast zorgt Nimbus ervoor dat het een stuk eenvoudiger is geworden om foutloze uniforme jaarverslagen op te stellen. Dit voorkomt frustratie van Business controllers over het jaarlijks terugkerende proces van verzameling van cijfers en juridische informatie, schrijven van toelichtingen en het omzetten van de jaarverslagen naar een XBRL-format. Bijkomend voordeel is de toegenomen uniformiteit en het afgenomen aantal interpretatiefouten in de jaarverslagen. Ten slotte zorgt de automatisering van de vertaling naar het XBRL-format ervoor dat VolkerWessels volledig voldoet aan de juridische richtlijnen vanuit de KvK.

Magnus demonstrated a proven concept based on a dedicated team with both Magnus consultants and VolkerWessels specialists working in a series of sprints. This project enabled us to enhance quality control and in the meantime involve the business to test the deliverables in the development phase and to amend the requirements where needed. We mostly appreciated their flexibility in both development and post-implementation phase.”  

Alex Timmer

Group Reporting Senior, VolkerWessels

Neem contact op met Daan als je meer wilt weten over Nimbus!

9 + 9 =