Tata Steel: Implementatie SAP Documentbeheer (DMS) voor de project documentatie

De behoefte van Tata Steel voor invoering van SAP DMS bestond uit het bij elkaar brengen van de project administratie (SAP PS) en de bijbehorende project documentatie. Veel van deze documenten zijn wettelijk noodzakelijk voor de gebruiksfase van de installatie. Bij de overdracht naar beheer moest er in de oude situatie veel effort gestoken worden in de overdracht van documentatie. Naast de verschillende opslagmethodieken en levensduur zijn de aspecten: massaliteit, eenduidigheid, levenscyclus, kennismanagement, de wettelijke borging en authenticiteit van de documenten ook van belang.

De uitdagingen waarmee een engineeringproject kampt zijn als volgt te beschrijven:

• Het team werkt op verschillende locaties;
• De documentstroom van een engineeringproject is gezien de grootte moeilijk te beheersen;
• De documentstatus zal in de meeste gevallen afhankelijk zijn van de bepaalde procedures rond de werkprocessen. De invulling van deze werkwijze is persoonsgebonden, hoewel er hiervoor KAM-regels zijn. Door deze procedures geautomatiseerd te steunen kunnen de KAM-regels beter nageleefd worden;
• Het principe van taak- en functiescheiding met de daarbij behorende bevoegd- en verantwoordelijkheden is alleen procedureel vastgelegd en is binnen een team geen gestandaardiseerde werkwijze;
• De huidige ongestructureerde opslag van documenten en het ontbreken van zoekmogelijkheden maken het delen van kennis bijna onmogelijk;