Dit blog vergelijkt het volwassen SAP Analysis for Office met het jongere kind: de SAP Analytics Cloud, Excel Add-in. Deze twee tools sluit je gemakkelijk aan op een SAP BW of SAP BPC systeem, dan wel aan een SAP Analytics Cloud systeem. Deze vergelijking beperkt zich tot de functionaliteiten en mogelijkheden die de SAP tooling biedt.
SAP Analysis for Office
Laten we starten met SAP Analysis for Office. Deze Add-in is meer dan 10 jaar geleden geïntroduceerd en heeft zich geëvolueerd tot een complete tool. Deze evolutie heeft ertoe geleid dat Analysis breed ingezet kan worden, met behulp van verschillende Plug-ins, op verschillende SAP-systemen. Een van de belangrijkste functies is om data overzichtelijk weer te geven in draaitabellen, ter ondersteuning van financiële rapportages en andere processen.
Figuur 1: Klassiek voorbeeld van een SAP Analysis for Office landschap. De Excel Add-in is aangesloten op een SAP BW systeem voor rapportages en SAP BPC systeem voor planning. Er kan data worden opgehaald en teruggeschreven.
SAP Analytics Cloud, Excel Add-in
Hiernaast is de SAP Analytics Cloud, Excel Add-in ontwikkeld in 2020. Hiermee biedt SAP de mogelijkheid om alle functionaliteiten van SAP Analytics Cloud te benutten in Excel. Deze relatief nieuwe Add-in is nog volop in ontwikkeling en biedt steeds meer functionaliteiten aan. Waar het eerst alleen mogelijk was om een draaitabel te genereren, kan nu een volledig planningsproces gefaciliteerd worden in een aantal templates. Dit is wel alleen maar mogelijk met de gegevens die in een SAP Analytics Cloud systeem staan.
Figuur 2: Voorbeeld van een landschap met SAP Analytics Cloud. De verschillende bronsystemen zijn aangesloten op SAP Analytics Cloud en de Excel Add-in is een geïntegreerd onderdeel van SAP Analytics Cloud.
Planningsfunctionaliteiten
Omdat je financiële gegevens in Excel staan, is het mogelijk om gebruik te maken van de bekende functionaliteiten binnen Excel. Daar bovenop bieden beide tools extra handvatten om het planningsproces verder te automatiseren.
SAP Analysis for Office is hier al verder in ontwikkeld en biedt robuuste opties om een gedetailleerde planning op te stellen. Zo voeg je gemakkelijke berekende velden en nieuwe kolommen toe aan je draaitabel. Of maak een snelle ‘what-if’ analyse door waarden te veranderen en de ingevoerde gegevens te laten herrekenen. Daarnaast is het mogelijk om planningsprogramma’s te koppelen aan planningstemplates, waardoor op de achtergrond (eventueel complexe) berekeningen kunnen plaatsvinden. Nadat je een planversie hebt opgesteld, kun je deze terugsturen en opslaan in je SAP BW of BPC-systeem.
Met de SAP Analytics Cloud, Excel Add-in heb je nu weliswaar nog minder mogelijkheden, maar is het benaderen van gegevens of een planversie toegankelijker via Excel. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om draaitabellen aan te passen of visualisaties te maken. Na het invullen of aanpassen van een planningsversie, wordt deze verwerkt door de Add-in, alvorens deze gepubliceerd wordt in het SAP Analytics Cloud systeem. Andere gebruikers hebben hierna direct toegang tot deze nieuwe gegevens, waardoor het makkelijker is om samen te werken. Daarnaast biedt SAC extra samenwerkingsmogelijkheden om het planningsproces nog interactiever te maken.
Hoe gebruik je beide Add-ins?
SAP Analysis for Office installeer je zoals iedere andere tool op je computer. Hier heb je een aparte licentie voor nodig los van je SAP BW of BPC-systeem. Na installatie is de Analysis for Office tool zichtbaar als een nieuw ‘tabblad’ in Excel. Deze maakt vervolgens verbinding met de gegevens in je Data Warehouse zoals SAP BW, of met een SAP BPC systeem. De beheerder zorgt ervoor dat deze applicaties met elkaar kunnen praten. Daarna kan je als gebruiker zelf een draaitabel maken en/of financiële plangegevens invoeren.
Voor de SAP Analytics Cloud, Excel Add-in is geen aparte installatie of licentie nodig. Deze is automatisch toegankelijk wanneer je een SAP Analytics Cloud systeem tot je beschikking hebt. De Add-in installeer je gemakkelijk via de Microsoft Store. Dit werkt met de desktopversie van Excel, zoals SAP Analysis for Office, maar ook via Excel online in je browser. Na opstarten van de Add-in, maak je eenvoudig verbinding met je SAP Analytics Cloud systeem en heb je toegang tot de verschillende gegevensbronnen. De gebruiker kan vervolgens zelf een draaitabel bouwen of beginnen met plannen.
Met beide tools is het mogelijk om vooraf ingestelde templates op te slaan en centraal beschikbaar te stellen. Dit bevordert de mogelijkheid om samen te werken en gegevens van feedback te voorzien. Daarnaast ondersteunen de templates in het opzetten van een uniform planningsproces.
Conclusie
SAP biedt met beide tools de mogelijkheid om je rapportage en/of planningsproces te versimpelen. Doordat je een gemakkelijke connectie legt met Excel, ben je aan het werk in een vertrouwde omgeving, maar heb je direct verbinding met je SAP-systeem. SAP Analysis for Office biedt meer flexibiliteit qua planningsfunctionaliteiten. Zo is het makkelijker om snel berekende velden en kolommen toe te voegen aan je rapport. Echter, de SAP Analytics Cloud, Excel Add-in groeit in rap tempo naar een volwassen tool. Hierin is het al makkelijker om direct samen te werken met je collega’s, doordat je gegevens direct opgeslagen en verwerkt worden. De keuze voor een van deze tools hangt af van je behoefte en complexiteit van het proces. Hoe klein of groot deze ook is, met deze SAP-tools help je je bedrijf meer data-gedreven beslissingen te maken.
Meer weten over SAP Add-ins voor Excel? Neem dan contact op met Sebastian Smit
