Waar Scrum teams het best functioneren wanneer het gehele team zich op dezelfde locatie bevindt, heeft COVID-19 het afgelopen jaar roet in het eten gegooid. Niet langer met het volledige team samenwerken op kantoor, maar iedereen vanuit thuis achter zijn of haar eigen laptop. Ook onze consultants bij Magnus Red moesten eraan geloven. Bijna een jaar verder ziet het er naar uit dat we ook na COVID-19 niet zomaar weer vijf dagen per week op kantoor te vinden zullen zijn. Des te belangrijker dat je als onderdeel van een Scrum team weet tegen welke uitdagingen je aanloopt bij het op afstand werken en hoe je hier het best mee om kunt gaan.

In dit artikel zullen we aandacht besteden aan de rol van de Product owner. Hoe is deze rol veranderd door het plotseling remote moeten werken? We hebben, op basis van onze eigen ervaringen, een viertal tips op een rijtje gezet voor alle Product owners die hun rol zo goed mogelijk willen uitvoeren in deze buitengewone tijden.

Plan je interacties met stakeholders

Op de werkvloer loop je je stakeholders regelmatig tegen het lijf. Van een kort praatje bij de koffieautomaat tot de mogelijkheid om even bij iemand op de afdeling langs te lopen, er zijn veel ad hoc interactiemomenten met stakeholders. Ook wanneer je op afstand van elkaar werkt, blijven frequente interacties met je stakeholders cruciaal. Zorg er daarom voor dat je naast de ‘standaard Agile events’ regelmatig een afspraak inplant met stakeholders om bij te praten. Videobel frequent met teamleden om ervoor te zorgen dat de prioriteiten voor ieder teamlid duidelijk zijn. Heb regelmatig contact met senior management en andere business sponsoren om te waarborgen dat zij vertrouwen blijven hebben in het team. En blijf ook andere stakeholders het gevoel geven dat ze zo goed als mogelijk op de hoogte worden gehouden en dat er rekening wordt gehouden met de input die zij geven.

Houd rekening met een lagere ontwikkelsnelheid

Als gevolg van het ontbreken van natuurlijke projectinteracties zal de ontwikkelsnelheid van het team, ook wel velocity genoemd, lager zijn dan wanneer er gezamenlijk op één locatie gewerkt wordt. Wanneer je als team in dezelfde ruimte aan het werk bent, merk je het vaak al vanzelf op als iemand ergens tegenaan loopt of vragen heeft. Online heb je dit minder snel door. Teamleden zullen daarnaast minder geneigd zijn om snel om hulp te vragen. Creëer daarom als Product owner waar nodig aanvullende interacties, bijvoorbeeld om de inhoud van bepaalde user stories nog even extra toe te lichten.

Bereid interacties goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt des te meer voor remote interacties. Het gebruik van slides, een gedeeld online whiteboard of ander visueel ondersteunend materiaal komt de effectiviteit van online meetings zeker ten goede. Het helpt wanneer deelnemers niet alleen hoeven te luisteren tijdens meetings, maar ook visueel worden meegenomen in het verhaal. Wij gebruiken hier naast PowerPoint ook vaak Miro  voor. Daarnaast is het ook goed om je te realiseren dat er bij een online meeting vaak meer vragen gesteld gaan worden dan bij een sessie waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Houd hier rekening mee wanneer je een agenda opstelt.

 

Sluit eens wat vaker aan bij de Daily stand-up

Uiteraard hoef je als Product owner niet volledig op de hoogte te zijn van de dagelijkse activiteiten van het team. Juist niet zelfs, laat dit vooral aan het team zelf over. Echter, het kan wel helpen om zo nu en dan eens aan te sluiten bij de Daily stand-up. Luister naar wat de teamleden gisteren hebben gedaan, vandaag van plan zijn te gaan doen en tegen welke uitdagingen er momenteel wordt aangelopen. Door je gezicht wat vaker te laten zien, zullen teamleden sneller contact met je opnemen wanneer het nodig is. En wellicht dat jij tijdens de stand-up nog iets hoort waar je actie op kunt ondernemen.

Lees ook de drie tips voor de Scrum master

Verder sparren over Agile werken. Neem dan contact op met Timo Meurs

4 + 15 =