De afgelopen jaren is de trend om richting cloud software te bewegen ingezet. Sterker nog, het is bijna niet eens meer de vraag of nieuwe software wel in de cloud moet komen. Daarmee zijn ook de meeste ERP-implementaties tegenwoordig ‘cloud-based’.
Dit vraagt echter wel om een andere implementatie-aanpak. Waar voorheen de inrichting van een ERP-systeem vooral gedreven werd door specifieke wensen en eisen van een klant, ligt bij cloud-gebaseerde ERP-systemen de nadruk op het volgen van ‘best practices’. Met andere woorden, voor standaardprocessen wordt dan de meest efficiënte procesafloop gevolgd die de ERP-software als standaard biedt.
Dit komt omdat de winstgevende activiteiten en de toegevoegde waarde van bedrijven meestal niet afkomstig zijn van deze standaardprocessen: er zijn maar weinig bedrijven die zich onderscheiden in het aanleggen van inkooporders. Daarnaast kun je op die manier volledig gebruik maken van alle ontwikkelingen die een ERP-aanbieder levert, inclusief standaard meegeleverde functionaliteiten als machine learning en andere AI-oplossingen. En uiteraard is het kostentechnisch ook een stuk voordeliger om te werken met standaard cloud ERP.

Het gevolg is dat waar vroeger het ERP-systeem werd aangepast bij een klantwens, nu steeds vaker de aanpassingen gedaan worden in de bedrijfsprocessen en organisatie. Zoals hierboven beschreven loont het namelijk om je te committeren aan standaard software. Deze verandering in mindset is direct vanaf het begin van een implementatieproject enorm belangrijk, en vanuit Magnus helpen we onze klanten bij deze transformatie.

De Magnus-aanpak

Bij Magnus gebruiken we ons S-BOS model voor ERP implementaties. Allereerst moet het project en bijbehorende systeem aansluiten bij de strategie (S) en visie van de klant. De visie en strategie van een bedrijf bepalen waar een bedrijf zich in onderscheidt en wat daarin de onderscheidende bedrijfsprocessen (B) zijn. De systemen (S) en organisatie (O) ondersteunen en faciliteren vervolgens deze processen, waar mogelijk met standaardoplossingen. Centraal tussen de processen, organisatie en de systemen staan uiteindelijk de mensen die de processen moeten uitvoeren met de opgeleverde systemen.

Het is dus niet langer meer het geval dat bij elke wens het systeem aangepast wordt, maar dat juist samen met de klant uitgezocht wordt hoe het proces en/of de organisatie zo goed mogelijk met het standaardsysteem zou kunnen samenwerken en welke procesveranderingen hiervoor nodig en mogelijk zijn. En alleen voor de echt onderscheidende en afwijkende processen worden aanvullende oplossingen ontwikkeld.

Een ERP-implementatie is geen IT-project meer

Bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem zal de eerste indruk binnen een organisatie vooral die van een omvangrijk IT-project zijn. Veel bedrijven benaderen het dan ook op die manier, met alle gevolgen van dien. Door een ERP implementatie aan te pakken als IT-project, loop je een aantal risico’s:

  • De processen veranderen niet tijdig mee met het systeem, waardoor er een mismatch ontstaat tussen proces en systeem;
  • De potentie van efficiënte standaard processen worden niet volledig benut, inclusief alle standaard technologische ontwikkelingen zoals machine learning en AI; onnodig maatwerk volgt
  • Er ontstaat weerstand binnen de organisatie, doordat het menselijke aspect niet voldoende wordt benadrukt;
  • Je krijgt wat je al had, alleen dan in een ander systeem.

Door naast het systeem juist ook organisatie en processen direct vanaf de start mee te nemen in het project, voorkom je bovenstaande valkuilen. En ontstaat aan het einde van het traject een oplossing die volledig aansluit bij de behoeften en visie van je bedrijf. Met andere woorden, het resulteert in een proces, organisatie en systeem dat zowel effectief als efficiënt is.

Hiermee zijn ERP implementaties nog meer business veranderprojecten geworden!

Meer weten over ERP in de cloud. Neem dan contact op met Mischa Nagtegaal

3 + 8 =