Bij de naam VolkerWessels zal er bij veel lezers wel een belletje gaan rinkelen, maar wist je dat de helft van de wegen in Nederland door VolkerWessels is geasfalteerd? Er zijn vele projecten van VolkerWessels die het nieuws halen; van de warmtebuis onder de Maas, de spoorbrug over de A1, de Amsterdamse Noord/Zuidlijn. Minder bekend zijn wellicht de werkzaamheden aan hoogspanningslijnen onder en boven de grond en alle koperdraden en telefoonaansluitingen die ze leggen. En al helemaal onbekend zijn de heren die zich het afgelopen jaar op het hoofdkantoor in Amersfoort hebben gebogen over het verder stroomlijnen van de consolidatie processen binnen VolkerWessels. Een geweldige digitaliseringsslag, waar niet alleen heel veel techniek, geduld, en verstand van financiën bij komt kijken, maar ook een aardige portie change management. En daarom is het extra leuk dat we vandaag met onze Magnus Mini langs mogen voor een interview.
We ontmoeten Peter Schipper en Richard Janssen op de afdeling waar ze samen werken met een team Magnus collega’s. Peter houdt zich steeds met andere projecten binnen VolkerWessels op het raakvlak IT en financiën bezig en is sinds eind 2017 algemeen projectleider voor het ‘Stratos’ project. Richard is als group reporting manager verantwoordelijk voor de interne en externe financiële rapportages van VolkerWessels op concernniveau.
Een mooie uitdaging
Peter ziet als zijn belangrijkste uitdaging: “Een steentje bijdragen aan het verder digitaliseren van VolkerWessels. En optimaal ondersteunen van dit proces.” Richard vult aan: “En het zorgen dat de 120 OpCo’s (werkmaatschappijen) gestroomlijnd de interne maandelijkse rapportages afsluiten.” Daarbij geven ze unaniem aan: “Magnus heeft ons het leven makkelijker gemaakt.” Een mooi compliment, we worden steeds nieuwsgieriger naar deze samenwerking.
Bouwen aan een gestandaardiseerd, toekomstproof, stabiel systeem
In hun zoektocht naar een partner met de meeste garantie op succes bij de herimplementatie van SAP BPC kwam Magnus als overtuigd winnaar uit de bus. Het doel: “Het bouwen aan een gestandaardiseerd, toekomstproof, stabiel systeem. Versimpelen en versnellen van de processen, anders leren werken en de kwaliteit van de cijfers verbeteren.” Of kortgezegd: “Het optimaal ondersteunen van de maandelijkse rapportage van een beursgenoteerd bedrijf.” De projectnaam: Stratos.
Op de vraag of dit doel behaald is, reageren Peter en Richard met een volmondig: “JA!”
Peter: “Natuurlijk zit er nog een stukje bewustwording in de organisatie. Binnen het concern moet duidelijk zijn dat deze tool een briljantje is dat we moeten koesteren. Dit is de standaard, hier moeten we mee werken. Kwaliteit en stabiliteit zijn heel belangrijk. Daar moeten we nu na de oplevering heel alert op zijn.”
En wat zijn dan de resultaten?
Richard: “We hebben nu een consolidatieomgeving gerealiseerd die verder gestandardiseerd is en daardoor meer continuïteit biedt. Daarbij hebben we veel meer detail inzichten. Niet alleen sneller inzicht in onze cijfers, maar we kunnen ook dieper inzoomen. We rapporteren meer informatie en hebben nu alles in één omgeving. Zelfs de rapportages van de projecten in joint venture verband zijn nu geïntegreerd.” Peter: “De kwaliteit van onze rapportages is vele malen beter geworden.”
Ook de reacties uit de organisatie zijn positief. Richard: “Het systeem is stabiel en dat wordt als positief ervaren, en het is duidelijk dat het team het systeem van A tot Z kent.” Peter: “Er heerst grote tevredenheid. Het mooiste is dat zelfs mensen die al die tijd heel kritisch en afwachtend waren toonden dat ze blij zijn met wat we hebben gerealiseerd.”
En waar zijn jullie het meest trots op?
Richard: “Dat we op een hele kleine uitzondering na bij de standaard zijn gebleven.”
Peter: “En dat we alles binnen een hele korte termijn bij alle organisaties hebben kunnen uitrollen.” Ook op de groei van het team mogen Peter en Richard erg trots zijn. Vincent Beumer (accountverantwoordelijke en partner bij Magnus) vult aan: “Ik vind het mooi om te zien dat het verslagleggingsteam nu echt naar een volgend level is qua proces en systeem beheersing. Er staat een team dat weet waar het mee bezig is, en zelf volledige controle heeft over het systeem. Daar is met de schouder-aan-schouder projectaanpak, trainingen en documentatie ook hard aan gewerkt.”
Lessons learned
Als lessons learned hebben de heren nog wel wat tips voor andere organisaties. Richard geeft aan: “Zorg dat een project van deze omvang gedragen wordt door de business. Daar heeft Peter ook veel tijd en aandacht aan besteed.” Peter tipt: “En zorg dat je mensen betrekt die snappen hoe het werkt en niet zomaar een kunstje kunnen, anders krijg je niet alles eruit. Zowel aan de kant van VolkerWessels als aan Magnus zijde was dit een belangrijke voorwaarde voor succes.” Om dit te bewerkstelligen hebben Richard en Peter binnen de gebruikersorganisatie ‘champions’ (Red: vertegenwoordigers uit diverse segmenten) benoemd en over die aanpak zijn ze erg te spreken. “De champions hebben wel echt het onderscheid gemaakt.”
De samenwerking met Magnus
Het gevoel dat ik al kreeg toen ik op de afdeling liep wordt bevestigd. De Magnus collega’s voelen niet als consultants over de vloer, maar een hecht projectteam. De 50/50 verdeling tussen teamleden van VolkerWessels en Magnus helpt daar natuurlijk bij. Als toegevoegde waarde van Magnus benoemd Richard: “Dat ze een eigen mening hebben. En dat ze zich inzetten om het mogelijk te maken en te leveren wanneer het gevraagd wordt. Ook als er even extra power nodig is. Dit is goed gelukt.”
Peter: “Ik noem het graag partnership. Absorberen, met als doel eruit te halen wat erin zit en daarin ook wel impopulaire dingen kunnen en durven zeggen. En dat is ook gebeurd.”
De toekomst
Nu het Stratos project succesvol is afgerond zijn Richard en Peter alweer verder aan het kijken hoe ze met de nieuwe data en het systeem dat ze nu hebben het vervolgtraject verder kunnen digitaliseren. Richard besluit: “Het project heeft ons op een hoger niveau gebracht, professioneler. ” En daar hebben wij natuurlijk graag een steentje aan bijgedragen.
|
Over VolkerWessels